سخنرانی/ محافظت از فرصت‌های ارتباطی

اولین رخداد ملی بررسی مسائل و چالش‌های روابط عمومی‌ایران با همت موسسه کارگزار روابط عمومی‌و همکاری انجمن متخصصان روابط عمومی، در تاریخ 15 شهریور 1395 در مرکز همایش‌های بین‌المللی المپیک برگزار شد. آنچه در پی می‌آید سخنرانی دکتر داود نعمتی انارکی استاد دانشگاه صدا و سیما است در این رخداد که با هم می‌خوانیم:

متن سخنرانی من در ارتباط با “محافظت از فرصت‌های ارتباطی” است، که به عنوان روابط عمومی‌باید فرصت‌های ارتباطی را به خوبی بشناسیم و از این فرصت‌ها که در حیطه کاری پیش می‌آید به خوبی محافظت کنیم. روابط عمومی‌های اکثر سازمان‌ها این قابلیت را که قادر به شناسایی فرصت‌های ارتباطی باشند و از آن محافظت کنند را ندارند. به دیگر معنی نمی‌توانند به خوبی فرصت‌ها را شناسایی کنند و بعضا نمی‌توانندآن را تعریف کنند.

در مرحله اول ببینیم که فرصت ارتباطی به چه مفهومی‌است که در نهایت بایستی از آن محافظت کرد. مثلا من به عنوان روابط عمومی‌در یک جاهایی از فرصت‌های ارتباطی که پدید می‌آید، باید از آن استفاده کنم تا به اهدافی که برای روابط عمومی‌پیش بینی شده، دست پیدا کنم؛ متاسفانه یا هنر و ابزار آن را ندارم یا اینکه نمی‌دانم چگونه باید از فرصت‌های ارتباطی استفاده کنم. جنس روابط عمومی، جنس ارتباطات است و اگر ارتباط را از روابط عمومی‌بگیریم، روابط عمومی‌معنا پیدا نمی‌کند. اگر همه این نکته را بپذیریم، پس باید فرصت‌های ارتباطی را پدید آوریم و از آن به خوبی استفاده کنیم. باید به دنبال این باشیم که جریان ارتباطی خود را در داخل و خارج از سازمان به خوبی شکل دهیم و از آن برای رسیدن به اهداف سازمانی خود استفاده کنیم. هر سازمانی به دلیل ماهیت وجودی اش یک سری وظایفی را برای خود تعریف کرده است و تلاش می‌کند با بهره گیری از فرصت‌ها، مأموریت‌های خود را انجام دهد و به اهدافش برسد و سعی می‌کند برای رسیدن به آن اهداف با کمترین چالش‌ها نیز مواجه شود. یکی از مواردی که می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا با کمترین چالش وظایف خوددرا انجام دهند، این است که بتوانند فرصت‌های ارتباطی را پدید آورده و از آن به عنوان یک اصل مهم محافظت کنند.

در کتاب مطالعات انتقادی نقلی قولی از جان دیویی مطرح است که می‌گوید حیات هر جامعه ای به ارتباطات آن بستگی دارد و این ارتباطات زمانی می‌تواند برای جامعه اثر بخش باشد که مبتنی بر اصل بهره گیری و محافظت از فرصت‌های ارتباطی که پیش می‌آید، باشد. او معتقد است که ارتباطات کلید واژه اصلی دموکراسی است. یعنی اگر دموکراسی بخواهد در هر جامعه ای تحقق پیدا کند، حول محور ارتباطات معنی پیدا می‌کند.

لذا بهره‌گیری از همه ظرفیت‌های ارتباطی موجود می‌تواند یک سازمان را در یک تعامل مقتدرانه با جامعه قرار دهد که در نهایت به رضایت دو سویه سازمان و گروه‌های ذی نفع منجر می‌شود.

بیاییم محافظت از فرصت‌های ارتباطی را از منظری حرفه‌ای‌ تعریف کنیم، یعنی آن را باید روندی تعریف کرد که اولا جریان ارتباطی شکل بگیرد، در ثانی استمرار یابد و در نهایت روزبه‌روز تقویت شود. به عنوان مثال اگر رسانه ای از طریق ارسال پیام‌های متعدد با مخاطبان خود ارتباطی را برقرار می‌کند، این ارتباط زمانی نتیجه بخش خواهد بود که استمرار یابد و مخاطب نیز پی ببرد جریان ارتباطی که پدید آمده، ارتباطی اثربخش است، در چنین وضعیتی از این ارتباط به نیکی یاد می‌کند. یعنی آنچه که شکل گرفته، پدید آمدن جریان ارتباطی است که اگر به خوبی استمرار یابد از این فرصت ارتباطی محافظت شده است.

البته باید توجه کنیم که اگر زیرساخت‌های ارتباطی مناسبی نداشته باشیم و فرصت‌های ارتباطی را از دست دهیم، اتفاقی که می‌افتد این است که جامعه را دچار فقر اطلاعاتی می‌کنیم. فرض کنید که یک سازمان مکانیزم‌های ارتباطی خود را براساس شرایط جدید تعریف نکند، در چنین حالتی اولاً مشتریان ارتباط مناسبی را با سازمان نخواهند داشت، در ثانی به دلیل عدم ارتباط، اطلاعات مناسبی نیز از عملکرد و کارکرد آن سازمان نخواهند داشت، در چنین حالتی ارزیابی‌ای که از عملکرد سازمان می‌کنند، ارزیابی نادرستی خواهد بود.

پس جریان ارتباطی اگر درست نباشد نتایج منفی بسیاری را به همراه خواهد داشت.

حال باید این سوال را پرسید که آیا توانسته ایم فرصت‌های ارتباطی را پدید آوریم و از آن‌ها استفاده و محافظت کنیم. من به صراحت می‌گویم که به چند دلیل نتوانسته ایم به درستی عمل کنیم؛
1- روابط‌عمومی‌ها راهبردهای ارتباطی مناسبی ندارند؛

2- روابط‌عمومی‌ها آنچه که به‌عنوان شرح وظایف ارتباطی تعریف کرده‌اند را به‌خوبی اجرا نمی‌کنند. یعنی ارتباط مناسبی با مشتریان خود ندارند، در ارتباط با رسانه‌ها از ضعف‌های زیادی برخوردارند، و بسیاری موارد دیگر که نتیجه آن فرصت‌سوزی در حوزه ارتباطات است.

3- روابط‌عمومی‌ها نتوانسته‌اند جریان ارتباطی بین مدیران و کارکنان را در سطحی افقی برقرار کنند که همین موضوع چالش‌های درونی را پدید می‌آورد؛

4- کارکنان و مدیران روابط‌عمومی‌ها نسبت به فرصت‌های ارتباطی و سپس چگونگی محافظت از آن شناختی ندارند؛

5- مهم‌تر از همه اینکه افراد شاغل در روابط‌عمومی‌ها باید از جنس ارتباطات باشند. افرادی که از این جنس هستند، بی‌شک در روند شکل‌گیری جریان‌های ارتباطی با محیط موفق خواهند بود و می‌توانند فرصت‌های ارتباطی خوبی را پدید آورند و از آن محافظت کنند.

عوامل دیگری نیز وجود دارند که در این فرصت کم نمی‌شود به آن‌ها اشاره کرد اما بگذارید در ادامه سخن به سه عامل محافظت از فرصت‌های ارتباطی نیز اشاره کنم، اولاً هر جریان ارتباطی را به عنوان یک فرصت ارتباطی محسوب کنیم، در ثانی استفاده از ابزارهای نوین ارتباطی را به عنوان فرصت‌های ارتباطی در نظر بگیریم.

سوم اینکه برای استمرار ارتباطات باید برنامه ریزی داشته باشیم.

با توجه به اینکه وقتم به اتمام رسیده، در پایان باید تاکید کنم که روابط عمومی‌ها باید برای خوشان از یک پروتکل ارتباطی برخوردار باشند تا بتوانند جریان ارتباطی خود را بخوبی مدیریت کنند.

ما در روابط عمومی‌صداوسیما نیز برخی از این مشکلات را داریم، با وجود اینکه نسبت به روابط عمومی‌های سازمان‌های مختلف بیشترین ارتباط را با مخاطبین خود و رسانه‌ها داشته و داریم، اما به جرات می‌گویم که جریان ارتباطی ما آنقدر ایده آل نیست که بتوان آن را به عنوان یک نمونه کاملا موفق مطرح کرد، اما به دنبال آن هستیم که بتوانیم در آینده به روابط عمومی‌ای تبدیل شویم که از یک پروتکل ارتباطی مناسبی در ابعاد درون و برون سازمانی برخوردار باشد. پروتکل ارتباطی که زوایای جریان ارتباطی ما را با مشتریان، رسانه‌ها، سازمان‌ها، نخبگان و … شامل شود تا بتوانیم فرصت‌ها راپدید آوریم و از آن‌ها محافظت کنیم.

با آرزوی توفیق برای مدیران و کارشناسان روابط عمومی‌های کشور