آیا می‌خواهید در محل کار به طور مؤثرتری ارتباط برقرار کنید؟ این کار را انجام دهید

اهمیت حیاتی ارتباطات
انواع ارتباط
رشد در مهارت‌های ارتباطی
مزایای شگفت انگیز ارتباط موثر

در محل کار، بسیار مهم است که بتوانید به طور واضح و موثر ارتباط برقرار کنید. مهم نیست که در چه شغلی هستید.

اگر در زمینه بازاریابی کار می کنید، توانایی شما در برقراری ارتباط واضح با مشتریان و همکاران تضمین می کند که محصول مورد نظر را ارائه دهید. در یک فروشگاه خرده فروشی، ارتباط با کارمندان و مشتریان تجربه خوب مشتری را تضمین می کند. در پزشکی، ارتباط در مورد درمان شما به معنای واقعی کلمه یک وضعیت زندگی یا مرگ است.

واضح است که ارتباطات خوب در همه زمینه ها یک عنصر حیاتی برای تجارت خوب و خدمات مناسب به مشتریان است. یک ضرورت برای یک حرفه در ارتباطات.

البته، این سؤال را ایجاد می کند: چگونه می توانید مهارت‌های ارتباطی در محل کار خود را بهبود بخشید؟

ما قصد داریم که چیستی، چرایی و چگونگی ارتباط موثر در محل کار را تجزیه و تحلیل کنیم تا به بهترین نتایج برسید.

انواع ارتباط را بشناسید

قبل از اینکه بتوانید مهارت‌های ارتباطی خود را بهبود بخشید، ابتدا باید همه چیزهای مختلفی را که ارتباطات در محل کار را تشکیل می دهند، بدانید. احتمالاً روش‌های متعددی برای برقراری ارتباط وجود دارد که شما دائماً بدون فکر کردن به آنها استفاده می‌کنید.

در عصر تکنولوژی، رایج ترین شکل ارتباط در محل کار ایمیل است. در حالی که تماس های تلفنی هنوز به طور مکرر مورد استفاده قرار می گیرند، ایمیل و سایر اشکال دیجیتالی ارتباط (مانند متن، توییت و پیام خصوصی) روش های اصلی ارتباط در بین حرفه ای های تجاری هستند.

انواع دیگر ارتباطات دیجیتالی که تجارت را متحول کرده اند، جلسات مبتنی بر وب، کنفرانس های ویدئویی، فضاهای کاری آنلاین مشترک، پادکست، وبلاگ نویسی و وب سایت های اجتماعی در داخل و بین شرکت ها هستند.

مهم است که توجه داشته باشید که نوع تبادل بین شما و یک همکار، صرف نظر از اینکه چه وسیله ای باشد، ارتباط در محل کار است و باید به طور مناسب با آن رفتار شود.

اهمیت حیاتی ارتباطات

اگر فکر می کنید بدون داشتن مهارت‌های ارتباطی قوی می توانید در محل کار موثر باشید، سخت در اشتباه هستید.

ارتباط موثر یک ابزار حیاتی برای هر صاحب کسب و کار است. موفقیت شما در بیان واضح پیام خود می تواند تفاوت بین موفقیت و شکست در هر فرصت تجاری باشد.

شما باید بتوانید به وضوح سیاست های شرکت را برای مشتریان توضیح دهید و به سوالات آنها در مورد محصولات یا خدمات خود پاسخ دهید. برقراری ارتباط موثر در مذاکرات برای اطمینان از دستیابی به اهداف‌تان بسیار مهم است.

شما باید بدانید که کدام رسانه برای چه نوع افراد جذاب است. برخی از افراد وقتی درگیر تصاویر و صداها هستند و پیام‌ها را راحت‌تر درک می‌کنند. استفاده از ارائه هایی مانند پاورپوینت برای برقراری ارتباط با مشتریان یا تیم خود به آنها این فرصت را می دهد که اگر در مورد چیزهای خاصی توجیه نیستند به آن مراجعه کنند. برخی دیگر جلسات چهره به چهره یا چت ترجیح می دهند.

ارتباط موثر می تواند به ایجاد یک رابطه کاری خوب بین سرپرستان و کارکنان کمک کند، که به نوبه خود می تواند روحیه و کارایی را بهبود بخشد.

در واقع، تحقیقات نشان داده است که ارتباطات موثر منجر به بهبود عملکرد کلی شرکت می شود. همچنین مشخص شده است که کارمندانی که بالاترین میزان تولید را داشتند، مؤثرترین ارتباط را از مافوق خود دریافت کردند.

رشد مهارت‌های ارتباطی

برای داشتن ارتباط موفق، همه باید مهارت‌های ارتباطی اولیه لازم برای درک دیگران را داشته باشند. این ممکن است بدیهی به نظر برسد، اما در نظر بگیرید که چه تعداد از افراد مهارت‌های ارتباطی اولیه را آموزش نمی بینند و چگونه در محل کار به آنها آسیب می رساند.

برای گوش دادن مؤثر باید این افکار درونی را به حالت تعلیق درآورید و تمام توجه خود را به گوینده معطوف کنید. فقط در این صورت است که می توانید واقعاً آنچه را که می گویند بشنوید.

گوش دادن فعال همچنین به معنای توجه به گوینده است – هم به نشانه های کلامی و هم غیرکلامی. به عنوان مثال، اگر دیدید که آنها به پایین نگاه می کنند یا در حالی که می گویند “این تنها چیزی است که در حال حاضر می توانم به شما بگویم” احساس ناراحتی می کنند، ممکن است نتیجه بگیرید که آنها اطلاعاتی را مخفی می کنند.

متمرکز باشید

اجازه ندهید توجه شما از بین برود. اگر هوشیار نباشید و درگیر نباشید، می‌توانید اطلاعات مهم را از دست بدهید. این می تواند بعداً منجر به سوء تفاهم یا موقعیت های احتمالاً شرم آور شود که به نظر می رسد چیزی را که به شما گفته شده فراموش کرده اید.

یکی از راه‌هایی که به شما کمک می‌کند در یک مکالمه کاری تمرکز کنید این است که از گوینده سؤال کنید. این نه تنها به شما کمک می کند تا مکالمه را به جایی که می خواهید و با سرعتی که می خواهید هدایت کنید، می تواند اطمینان حاصل کند که ذهن شما روی موضوع مورد نظر متمرکز است.

آنچه را که شنیده اید تأیید کنید و از درک خود از مکالمه اطمینان حاصل کنید. یک راه آسان برای انجام این کار، توضیح، تفسیر یا خلاصه کردن است. نمونه سوالات خلاصه عبارتند از

پس آنچه شما می گویید این است که…؟
پس آنچه شما از من نیاز دارید این است که…؟
بنابراین به طور خلاصه آنچه ما توافق کردیم این است که…؟

مطمئن و شفاف باشید

وقتی صحبت می کنید، جدی باشید تا مطمئن شوید که شما را بدیهی نخواهند گرفت. هنگامی که شنوندگان متوجه هرگونه عدم اطمینان و عدم جدیت در هنگام برقراری ارتباط با آنها می شوند، می توانند اطلاعات را با تحقیر یا نادیده گرفتن رفتار کنند.

از زبان بدن مطمئن نیز استفاده کنید. زبان بدن شما پیام شما را سریعتر و بهتر منتقل می کند. هنگام برقراری ارتباط با همکاران از زبان بدن مثبت استفاده کنید. صاف بایستید/بنشینید، از لبخند، دست دادن و تماس چشمی استفاده کنید.

همچنین از کلماتی استفاده کنید که به راحتی قابل درک باشند. هنگامی که از کلمات مبهم استفاده می شود، ممکن است دچار سوءتفاهم شوید و یا وقت گرانبهای خود را برای توضیح دادن خود تلف کنید. هیچ کس تحت تاثیر کسی قرار نمی گیرد که خیلی تلاش می کند تا تاثیرگذار باشد. خودتان باشید و از واژگان مناسب استفاده کنید.

وقتی یک کلمه با لحن متفاوت گفته می شود، می تواند معنای متفاوتی داشته باشد. مطمئن شوید که از لحن مناسب برای انتقال پیام خود به تیم خود استفاده می کنید تا دچار سوء تفاهم نشوید. سوء تفاهم در محل کار می تواند و بر روابط کاری که برای موفقیت کسب و کار حیاتی است تأثیر منفی بگذارد.

مزایای شگفت انگیز ارتباط موثر

ارتباط موثر در محل کار فواید زیادی دارد. ارتباطات عالی در محل کار می تواند رضایت شغلی کارکنان را افزایش دهد. چرا؟ زیرا اگر کارمندان بتوانند ارتباط صعودی داشته باشند احساس قدرت می کنند.

این نوع ارتباط زمانی است که اطلاعات در یک سازمان به سمت بالا جریان می یابد. اگر روسا یا مدیران بتوانند به سخنان کارکنان گوش دهند و پاسخ دهند، این منجر به افزایش رضایت شغلی کارکنان می شود.

وقتی با کارمندان محترمانه رفتار می شود، فرصت هایی برای ارائه بازخورد به آنها داده می شود و احساس می کنند که حرف ها و ایده های آنها شنیده می شود، احتمال بیشتری وجود دارد که در شرکت بمانند.

از سوی دیگر، در نظر بگیرید که در صورت عدم ارتباط چه اتفاقی می افتد. سوء تفاهم منجر به شلختگی، احساسات جریحه دار، از دست دادن ضرب‌الاجل‌ها و رها شدن کارکنان می شود. شرکتی که به ارتباطات اهمیت نمی دهد، خود را برای مشکلات مهم آماده می کند.

از این تله ها دوری کنید

اگر می‌خواهید یک ارتباط‌دهنده برجسته و مؤثر باشید، باید از چیزهایی که می‌توانند مانع آن شوند نیز آگاه باشید. موانع متعددی برای برقراری ارتباط خوب در محیط کار وجود دارد و بسیاری از اوقات ما از این مسائل آگاه نیستیم.

اولاً، استفاده زیاد از اصطلاحات صنفی، بیش از حد پیچیده، ناآشنا، و یا اصطلاحات فنی می تواند منجر به سردرگمی شود، به خصوص در هنگام برخورد با مشتریان.

دوم، موانع و تابوهای احساسی مختلفی وجود دارد که برخی افراد ممکن است به سختی در مورد آنها صحبت کنند، و برخی از موضوعات ممکن است کاملاً “محدود” یا تابو باشند. موضوعات تابو یا دشوار ممکن است شامل سیاست، مذهب، ناتوانی‌ها (ذهنی و جسمی)، جنسیت، نژادپرستی و هر عقیده‌ای باشد که ممکن است نامحبوب تلقی شود، اما محدود به آنها نیست. هنگام قدم زدن در این مناطق بسیار بسیار مراقب باشید.

سوم، نشان دادن بی علاقگی، حواس پرتی یا نادیده گرفتن گیرنده نه تنها به گوینده توهین می کند، بلکه می تواند هر گونه حسن نیت شما نسبت به آن شخص را از بین ببرد.

چهارم، مراقب از دست رفتن سرنخ‌ها باشید. تماس‌های تلفنی، پیام‌های متنی و سایر روش‌های ارتباطی که بر فناوری تکیه می‌کنند اغلب کمتر از ارتباط چهره به چهره مؤثر هستند. اگر به صورت دیجیتالی ارتباط برقرار می کنید، این را در نظر داشته باشید.

در نهایت، تفاوت های زبانی و فرهنگی قابل توجهی می تواند وجود داشته باشد. اینها شامل مشکل در درک لهجه‌های ناآشنا، درک هنجارهای تعامل اجتماعی در فرهنگ‌های مختلف و نحوه بیان احساسات می‌شود. به عنوان مثال، مفهوم فضای شخصی بین فرهنگ ها و بین محیط های مختلف اجتماعی متفاوت است. هنگام تعامل با همکاران، به این موضوع بسیار توجه کنید.

یک ارتباط دهنده عالی باشید

شما نمی توانید مهارت‌های ارتباطی خود را نادیده بگیرید. وجود یا عدم حضور آنها مستقیماً بر اطرافیان شما از جمله مشتریان، رئیس و همکاران تأثیر می گذارد. خبر خوب این است که شما می توانید در ارتباط بهتری رشد کنید.

منبع انگلیسی:  mastersincommunications

منبع فارسی: موسسه کارگزار روابط‌عمومی