آیا می‌خواهید در محل کار به طور مؤثرتری ارتباط برقرار کنید؟ این کار را انجام دهید

اهمیت حیاتی ارتباطات
انواع ارتباط
رشد در مهارت‌های ارتباطی
مزایای شگفت انگیز ارتباط موثر

در محل کار، بسیار مهم است که بتوانید به طور واضح و موثر ارتباط برقرار کنید. مهم نیست که در چه شغلی هستید.

اگر در زمینه بازاریابی کار می‌کنید، توانایی شما در برقراری ارتباط واضح با مشتریان و همکاران تضمین می‌کند که محصول مورد نظر را ارائه دهید. در یک فروشگاه خرده فروشی، ارتباط با کارمندان و مشتریان تجربه خوب مشتری را تضمین می‌کند. در پزشکی، ارتباط در مورد درمان شما به معنای واقعی کلمه یک وضعیت زندگی یا مرگ است.

واضح است که ارتباطات خوب در همه زمینه‌ها یک عنصر حیاتی برای تجارت خوب و خدمات مناسب به مشتریان است. یک ضرورت برای یک حرفه در ارتباطات.

البته، این سؤال را ایجاد می‌کند: چگونه می‌توانید مهارت‌های ارتباطی در محل کار خود را بهبود بخشید؟

ما قصد داریم که چیستی، چرایی و چگونگی ارتباط موثر در محل کار را تجزیه و تحلیل کنیم تا به بهترین نتایج برسید.

انواع ارتباط را بشناسید

قبل از اینکه بتوانید مهارت‌های ارتباطی خود را بهبود بخشید، ابتدا باید همه چیزهای مختلفی را که ارتباطات در محل کار را تشکیل می‌دهند، بدانید. احتمالاً روش‌های متعددی برای برقراری ارتباط وجود دارد که شما دائماً بدون فکر کردن به آنها استفاده می‌کنید.

در عصر تکنولوژی، رایج ترین شکل ارتباط در محل کار ایمیل است. در حالی که تماس‌های تلفنی هنوز به طور مکرر مورد استفاده قرار می‌گیرند، ایمیل و سایر اشکال دیجیتالی ارتباط (مانند متن، توییت و پیام خصوصی) روش‌های اصلی ارتباط در بین حرفه ای‌های تجاری هستند.

انواع دیگر ارتباطات دیجیتالی که تجارت را متحول کرده اند، جلسات مبتنی بر وب، کنفرانس‌های ویدئویی، فضاهای کاری آنلاین مشترک، پادکست، وبلاگ نویسی و وب سایت‌های اجتماعی در داخل و بین شرکت‌ها هستند.

مهم است که توجه داشته باشید که نوع تبادل بین شما و یک همکار، صرف نظر از اینکه چه وسیله ای باشد، ارتباط در محل کار است و باید به طور مناسب با آن رفتار شود.

اهمیت حیاتی ارتباطات

اگر فکر می‌کنید بدون داشتن مهارت‌های ارتباطی قوی می‌توانید در محل کار موثر باشید، سخت در اشتباه هستید.

ارتباط موثر یک ابزار حیاتی برای هر صاحب کسب و کار است. موفقیت شما در بیان واضح پیام خود می‌تواند تفاوت بین موفقیت و شکست در هر فرصت تجاری باشد.

شما باید بتوانید به وضوح سیاست‌های شرکت را برای مشتریان توضیح دهید و به سوالات آنها در مورد محصولات یا خدمات خود پاسخ دهید. برقراری ارتباط موثر در مذاکرات برای اطمینان از دستیابی به اهداف‌تان بسیار مهم است.

شما باید بدانید که کدام رسانه برای چه نوع افراد جذاب است. برخی از افراد وقتی درگیر تصاویر و صداها هستند و پیام‌ها را راحت‌تر درک می‌کنند. استفاده از ارائه‌هایی مانند پاورپوینت برای برقراری ارتباط با مشتریان یا تیم خود به آنها این فرصت را می‌دهد که اگر در مورد چیزهای خاصی توجیه نیستند به آن مراجعه کنند. برخی دیگر جلسات چهره به چهره یا چت ترجیح می‌دهند.

ارتباط موثر می‌تواند به ایجاد یک رابطه کاری خوب بین سرپرستان و کارکنان کمک کند، که به نوبه خود می‌تواند روحیه و کارایی را بهبود بخشد.

در واقع، تحقیقات نشان داده است که ارتباطات موثر منجر به بهبود عملکرد کلی شرکت می‌شود. همچنین مشخص شده است که کارمندانی که بالاترین میزان تولید را داشتند، مؤثرترین ارتباط را از مافوق خود دریافت کردند.

رشد مهارت‌های ارتباطی

برای داشتن ارتباط موفق، همه باید مهارت‌های ارتباطی اولیه لازم برای درک دیگران را داشته باشند. این ممکن است بدیهی به نظر برسد، اما در نظر بگیرید که چه تعداد از افراد مهارت‌های ارتباطی اولیه را آموزش نمی‌بینند و چگونه در محل کار به آنها آسیب می‌رساند.

برای گوش دادن مؤثر باید این افکار درونی را به حالت تعلیق درآورید و تمام توجه خود را به گوینده معطوف کنید. فقط در این صورت است که می‌توانید واقعاً آنچه را که می‌گویند بشنوید.

گوش دادن فعال همچنین به معنای توجه به گوینده است – هم به نشانه‌های کلامی‌و هم غیرکلامی. به عنوان مثال، اگر دیدید که آنها به پایین نگاه می‌کنند یا در حالی که می‌گویند “این تنها چیزی است که در حال حاضر می‌توانم به شما بگویم” احساس ناراحتی می‌کنند، ممکن است نتیجه بگیرید که آنها اطلاعاتی را مخفی می‌کنند.

متمرکز باشید

اجازه ندهید توجه شما از بین برود. اگر هوشیار نباشید و درگیر نباشید، می‌توانید اطلاعات مهم را از دست بدهید. این می‌تواند بعداً منجر به سوء تفاهم یا موقعیت‌های احتمالاً شرم آور شود که به نظر می‌رسد چیزی را که به شما گفته شده فراموش کرده اید.

یکی از راه‌هایی که به شما کمک می‌کند در یک مکالمه کاری تمرکز کنید این است که از گوینده سؤال کنید. این نه تنها به شما کمک می‌کند تا مکالمه را به جایی که می‌خواهید و با سرعتی که می‌خواهید هدایت کنید، می‌تواند اطمینان حاصل کند که ذهن شما روی موضوع مورد نظر متمرکز است.

آنچه را که شنیده اید تأیید کنید و از درک خود از مکالمه اطمینان حاصل کنید. یک راه آسان برای انجام این کار، توضیح، تفسیر یا خلاصه کردن است. نمونه سوالات خلاصه عبارتند از

پس آنچه شما می‌گویید این است که…؟
پس آنچه شما از من نیاز دارید این است که…؟
بنابراین به طور خلاصه آنچه ما توافق کردیم این است که…؟

مطمئن و شفاف باشید

وقتی صحبت می‌کنید، جدی باشید تا مطمئن شوید که شما را بدیهی نخواهند گرفت. هنگامی‌که شنوندگان متوجه هرگونه عدم اطمینان و عدم جدیت در هنگام برقراری ارتباط با آنها می‌شوند، می‌توانند اطلاعات را با تحقیر یا نادیده گرفتن رفتار کنند.

از زبان بدن مطمئن نیز استفاده کنید. زبان بدن شما پیام شما را سریعتر و بهتر منتقل می‌کند. هنگام برقراری ارتباط با همکاران از زبان بدن مثبت استفاده کنید. صاف بایستید/بنشینید، از لبخند، دست دادن و تماس چشمی‌استفاده کنید.

همچنین از کلماتی استفاده کنید که به راحتی قابل درک باشند. هنگامی‌که از کلمات مبهم استفاده می‌شود، ممکن است دچار سوءتفاهم شوید و یا وقت گرانبهای خود را برای توضیح دادن خود تلف کنید. هیچ کس تحت تاثیر کسی قرار نمی‌گیرد که خیلی تلاش می‌کند تا تاثیرگذار باشد. خودتان باشید و از واژگان مناسب استفاده کنید.

وقتی یک کلمه با لحن متفاوت گفته می‌شود، می‌تواند معنای متفاوتی داشته باشد. مطمئن شوید که از لحن مناسب برای انتقال پیام خود به تیم خود استفاده می‌کنید تا دچار سوء تفاهم نشوید. سوء تفاهم در محل کار می‌تواند و بر روابط کاری که برای موفقیت کسب و کار حیاتی است تأثیر منفی بگذارد.

مزایای شگفت انگیز ارتباط موثر

ارتباط موثر در محل کار فواید زیادی دارد. ارتباطات عالی در محل کار می‌تواند رضایت شغلی کارکنان را افزایش دهد. چرا؟ زیرا اگر کارمندان بتوانند ارتباط صعودی داشته باشند احساس قدرت می‌کنند.

این نوع ارتباط زمانی است که اطلاعات در یک سازمان به سمت بالا جریان می‌یابد. اگر روسا یا مدیران بتوانند به سخنان کارکنان گوش دهند و پاسخ دهند، این منجر به افزایش رضایت شغلی کارکنان می‌شود.

وقتی با کارمندان محترمانه رفتار می‌شود، فرصت‌هایی برای ارائه بازخورد به آنها داده می‌شود و احساس می‌کنند که حرف‌ها و ایده‌های آنها شنیده می‌شود، احتمال بیشتری وجود دارد که در شرکت بمانند.

از سوی دیگر، در نظر بگیرید که در صورت عدم ارتباط چه اتفاقی می‌افتد. سوء تفاهم منجر به شلختگی، احساسات جریحه دار، از دست دادن ضرب‌الاجل‌ها و رها شدن کارکنان می‌شود. شرکتی که به ارتباطات اهمیت نمی‌دهد، خود را برای مشکلات مهم آماده می‌کند.

از این تله‌ها دوری کنید

اگر می‌خواهید یک ارتباط‌دهنده برجسته و مؤثر باشید، باید از چیزهایی که می‌توانند مانع آن شوند نیز آگاه باشید. موانع متعددی برای برقراری ارتباط خوب در محیط کار وجود دارد و بسیاری از اوقات ما از این مسائل آگاه نیستیم.

اولاً، استفاده زیاد از اصطلاحات صنفی، بیش از حد پیچیده، ناآشنا، و یا اصطلاحات فنی می‌تواند منجر به سردرگمی‌شود، به خصوص در هنگام برخورد با مشتریان.

دوم، موانع و تابوهای احساسی مختلفی وجود دارد که برخی افراد ممکن است به سختی در مورد آنها صحبت کنند، و برخی از موضوعات ممکن است کاملاً “محدود” یا تابو باشند. موضوعات تابو یا دشوار ممکن است شامل سیاست، مذهب، ناتوانی‌ها (ذهنی و جسمی)، جنسیت، نژادپرستی و هر عقیده‌ای باشد که ممکن است نامحبوب تلقی شود، اما محدود به آنها نیست. هنگام قدم زدن در این مناطق بسیار بسیار مراقب باشید.

سوم، نشان دادن بی علاقگی، حواس پرتی یا نادیده گرفتن گیرنده نه تنها به گوینده توهین می‌کند، بلکه می‌تواند هر گونه حسن نیت شما نسبت به آن شخص را از بین ببرد.

چهارم، مراقب از دست رفتن سرنخ‌ها باشید. تماس‌های تلفنی، پیام‌های متنی و سایر روش‌های ارتباطی که بر فناوری تکیه می‌کنند اغلب کمتر از ارتباط چهره به چهره مؤثر هستند. اگر به صورت دیجیتالی ارتباط برقرار می‌کنید، این را در نظر داشته باشید.

در نهایت، تفاوت‌های زبانی و فرهنگی قابل توجهی می‌تواند وجود داشته باشد. اینها شامل مشکل در درک لهجه‌های ناآشنا، درک هنجارهای تعامل اجتماعی در فرهنگ‌های مختلف و نحوه بیان احساسات می‌شود. به عنوان مثال، مفهوم فضای شخصی بین فرهنگ‌ها و بین محیط‌های مختلف اجتماعی متفاوت است. هنگام تعامل با همکاران، به این موضوع بسیار توجه کنید.

یک ارتباط دهنده عالی باشید

شما نمی‌توانید مهارت‌های ارتباطی خود را نادیده بگیرید. وجود یا عدم حضور آنها مستقیماً بر اطرافیان شما از جمله مشتریان، رئیس و همکاران تأثیر می‌گذارد. خبر خوب این است که شما می‌توانید در ارتباط بهتری رشد کنید.

منبع انگلیسی:  mastersincommunications

منبع فارسی: موسسه کارگزار روابط‌عمومی