گردآوری و نگارش: علی مالكیزاده كارشناس روابط عمومی پتروشيمی بندرامام
سرعت پیشرفت تکنولوژی در دو دهه اخیر، تغییرات گستردهای را در جنبههای مختلف اجتماعی به همراه داشته است. دگرگونی در فناوریهای مرتبط با ارتباطات جمعی و انتقال اطلاعات، که از پایههای اصلی روابط عمومی محسوب میشوند، این صنعت را به سمت تحول و نوآوری سوق داده است. تغییر روابط عمومی از شکل سنتی به مدرن، نتیجه تحولات عمده در ابزارهای تولید و انتشار اخبار و اطلاعات، و همچنین شیوههای ارتباط با مخاطبان سازمانها است.
آموزههای کلیدی در روابط عمومی مدرن و پیشرفته، همچنان بر اساس نظریهها و اصولی استوار است که در روابط عمومی کلاسیک بنا نهاده شدهاند. در حقیقت، میتوان گفت که روابط عمومی مدرن و پیشرفته از دل روابط عمومی سنتی تکامل یافته و مسیر توسعه آن را شکل داده است.
مقدمه: روابط عمومي چيست و از كجا آغاز شد؟
تحولات اجتماعی و اقتصادی قرون ۱۸ و ۱۹ و پیدایش روابط عمومی
در پی تحولات عظیم اجتماعی و اقتصادی قرنهای ۱۸ و ۱۹، مطبوعات بهطور چشمگیری رشد و تکامل یافتند. از اواسط قرن ۱۹، با توسعه صنعتی کشورهای غربی و افزایش جمعیت و دگرگونیهای اجتماعی، جوامع تودهوار شکل گرفتند. در این دوران، مطبوعات فراتر از نقش اطلاعرسانی، به ابزاری اساسی برای برقراری ارتباط اجتماعی تبدیل شدند. مطبوعات نقش مهمی در آگاهسازی مردم پراکنده و ایجاد پیوند میان آنها ایفا کردند.
افکار عمومی در چنین شرایطی به یکی از عوامل تعیینکننده در سرنوشت سازمانها و مؤسسات بزرگ اقتصادی تبدیل شد. بیتوجهی به افکار عمومی میتوانست به ورشکستگی و نابودی این مؤسسات منجر شود. از دهه پایانی قرن ۱۹، مدیران هوشمند و آگاه، دفاتر مطبوعاتی تأسیس کردند تا از طریق آنها با مردم ارتباط برقرار کرده و نظر مساعد آنها را جلب کنند.
تکامل دفاتر مطبوعاتی به دفاتر روابط عمومی
این دفاتر مطبوعاتی به مرور تکامل یافتند و زمینه را برای ظهور دفاتر روابط عمومی فراهم کردند. تنظیم ارتباط با مطبوعات به شکلی سازمانیافته از جمله عواملی بود که روابط عمومی را بهعنوان یک نهاد مستقل پایهگذاری کرد.
اصطلاح “روابط عمومی” نخستین بار در ایالات متحده به کار برده شد و در دهه اول قرن بیستم، اولین دفاتر روابط عمومی در این کشور تأسیس شدند. در سال ۱۹۰۶، «ای وی لی» که بعدها به پدر روابط عمومی در آمریکا شهرت یافت، نخستین شرکت خصوصی روابط عمومی را تأسیس کرد. او با معرفی اصول تکنیکی نوین و خدمات مؤثر، نقش مهمی در پیشرفت این حرفه ایفا کرد. بیانیه او مبنی بر شفافیت و دقت در اطلاعرسانی، سنگ بنای اصول اخلاقی روابط عمومی مدرن شد.
مراحل تحول روابط عمومی
تاریخچه روابط عمومی را میتوان به سه مرحله تقسیم کرد:
مرحله عاملیت مطبوعاتی
این مرحله در سالهای آخر قرن ۱۸ و مبتنی بر فلسفه «گول زدن مردم» شكوفا شد. در آن دوره تكیه عوامل مطبوعاتی بر پیروی از تبلیغات پر سر و صدا متكی بود تأكید بیش از حد بر وقایع بیاهمیت و مقطعی میكرد. این گروه بر این عقیده بودند كه به كارگیری هر روشی كه توجه عموم را جلب كند و در روزنامهها فضای بازی در پیش روی مشتریان قرار دهد، مناسب است. در این مرحله عوامل مطبوعاتی با پراهمیت نشان دادن مسائل كوچك، قلب واقعیت و پنهان كردن خبرهای بد حرف اول را میزدند. یعنی روابط عمومی بخشی از تلاش خود را معطوف به این میكند كه خبرهای بد و منفی به رسانهها درز نكند. در این دوره غیر از مطبوعات رسانه دیگری وجود نداشت.
خلاصه: این مرحله در اواخر قرن ۱۸ شکل گرفت و مبتنی بر تبلیغات پرهیاهو و تلاش برای جلب توجه عمومی بود. در این دوران، اخبار بیاهمیت برجسته میشدند و تلاش میشد اخبار منفی پنهان بماند.
مرحله عناصر تبلیغاتی
هنگامی كه مهارتهای عملی عوامل مطبوعاتی با شكست مواجه شد. مرحله دوم همچون نیرویی عظیم در مسیر تكاملی روابط عمومی در اوایل قرن بیستم آغاز شد مجلههای پرتیراژ و ارزان با برجسته ساختن ارتشا و فساد اجتماعی، اعمال خلاف قانون و غیراخلاقی در صنعت و تجارت را منتشر كردند و دیگر تلاشهای عوامل مطبوعاتی برای گول زدن مردم مؤثر واقع نمیشد. در نتیجه مردم خواستار وضع ضوابط و قوانین دولتی جهت حمایت و حفاظت از خویش شدند و مطبوعات نیز دیگر به عوامل فرصتطلب مطبوعاتی، اعتمادی نشان نمیدادند. به تدریج بر اثر تلاشهای عناصر تبلیغاتی نظیر “ای وی لدبترلی” Ivy Ledbetter Lee) )شركتها به اهمیت ایجاد اعتبار عمومی و مطبوعاتی خویش پی بردند.
در این مرحله عوامل تبلیغاتی و انتشار یك طرفه اطلاعات واقعی به سوی مردم روي بردند و معتقد به فلسفه «آگاه نگاهداشتن مردم» بودند. مؤسسات در این دوره سعی كردند كه با رویكرد تولید انبوه اطلاعات آنچه سازمان میخواهد به بیرون از سازمان منتشر كنند و در واقع رویكرد اطلاع رسانی را پیش گرفتند و به اطلاع یابی توجهی نكردند.
خلاصه: در اوایل قرن بیستم، تلاشهای عوامل مطبوعاتی ناکارآمد شد و عناصر تبلیغاتی با تأکید بر انتشار اطلاعات یکطرفه و برجستهسازی اخبار واقعی جایگزین شدند. این رویکرد، فلسفه «آگاه نگه داشتن مردم» را دنبال میکرد.
مرحله مشاوره در روابط عمومی
شروع مرحله سوم را میتوان به سال ۱۹۲۳ نسبت داد. یعنی سال كه ادوارد برنیز كتابی تحت عنوان «متبلور ساختن افكار عمومی» را به رشته تحریر درآورد و در آن روابط عمومی را از عنصر تبلیغاتی و مطبوعاتی متمایز ساخت.
در مرحله سوم روابط عمومی قادر به انتقال اطلاعات بدست آمده از افراد و گروههای مهم به مدیریت شركت است. این اطلاعات به عنوان منبع و مدخل در هنگام تعیین خط مشی، توسط مدیریت به كار میآیند و سپس روابط عمومی با به كار بردن مهارتهای مطبوعاتی به انتقال خط مشی مدیریت به عموم مردم خواهد پرداخت. روابط عمومی در مرحله سوم برعكس عنصر مطبوعاتی در مرحله اول به صرف وقت و هزینه در مورد حوادث جنجالی و ایجاد شایعات پر سر و صدا نمیپردازد و سعی در پنهان كردن اخبار بد ندارد.
همچنین برخلاف عنصر تبلیغاتی در مرحله دوم تنها به بسط اطلاعاتی كه مستقیماً از سطوح بالاتر دریافت میكند، اكتفا نمیكند و به این كه اینگونه اخبار، مؤثر واقع شوند، امید نمیبندد.
در مرحله سوم، روابط عمومی، جریان دو طرفه ارتباطی را بین شركت و مخاطبان آن میسر میسازد از اینجاست كه روابط عمومی نقش اطلاع رسانی و اطلاعیابی را عهدهدار میشود.
خلاصه: این مرحله از سال ۱۹۲۳ آغاز شد. ادوارد برنیز، در کتاب «متبلور ساختن افکار عمومی»، روابط عمومی را از عناصر مطبوعاتی و تبلیغاتی متمایز کرد. در این مرحله، روابط عمومی علاوه بر اطلاعرسانی، وظیفه اطلاعیابی و انتقال نظرات مخاطبان به مدیریت را نیز عهدهدار شد.
روابط عمومی امروز
در مرحله سوم، روابط عمومی به جریان ارتباطی دوسویه تبدیل شد و نقش مهمی در شکلگیری سیاستها و تصمیمگیریهای مدیریتی ایفا کرد. این تغییر از روابط عمومی سنتی به مدرن، همزمان با تأکید بر شفافیت، دقت و ارتباطات متقابل، جایگاه این حوزه را به یکی از ارکان کلیدی موفقیت سازمانها ارتقا داده است.
انجمنها و تشكلهای روابط عمومی در جهان
قدیمیترین انجمن روابط عمومی جهان، انجمن روابط عمومی آمریكا (PRSA) است كه در سال ۱۹۴۸ تشكیل شد. این انجمن و سایر انجمنهای روابط عمومی به منظور دفاع از منافع حرفهای دست اندركاران و صاحبنظران این رشته، اعتلای كمی و كیفی آن و شناساندن آن به جامعه، تبادل تجربه و بالا بردن سطح آموزش حرفهای روابط عمومی بوجود آمدند.
در سال ۱۹۴۹ انجمن جهانی روابط عمومی با تلاش انجمنهای ملی كشورهای صنعتی تشكیل شد كه شاخهای تخصصی در شورای اقتصادی و اجتماعی سازمان ملل متحد است. اجلاس این انجمن هر سه سال یكبار در یكی از كشورهای عضو سازمان ملل متحد تشكیل می شود. چهارمین اجلاس انجمن در سال ۱۹۶۸ در تهران برگزار شد.
فرآیند تبدیل یک روابط عمومی سنتی به روابط عمومی پيشرفته
در فرآیند تبدیل روابط عمومی سنتی به روابط عمومی الکترونیک، پیادهسازی فناوریهایی همچون اینترانت، اکسترانت، کیوسکهای اطلاعرسانی و اینترنتی و سایر ابزارهای الکترونیکی از اهمیت ویژهای برخوردار است. با آغاز هزاره سوم، سازمانها و جامعه ایران در آستانه ورود به جامعه اطلاعاتی قرار دارند؛ جامعهای که در آن به واسطه تغییرات و نوآوریهای تکنولوژیکی، ارتباطات و اطلاعرسانی با سرعت بالاتری انجام میشود. این نوآوریها، هم چالشها و هم فرصتهایی برای سازمانها، بهویژه روابط عمومیها، ایجاد کردهاند و آنها را ملزم به هماهنگی با تغییرات محیطی و ایفای نقشهای مؤثر در داخل و خارج از سازمان کردهاند.
روابط عمومی در جامعه اطلاعاتی باید بهگونهای قدرتمند و مؤثر عمل کند که بتواند مدیریت را در تصمیمگیریها و تدوین استراتژیهای سازمان یاری دهد. این واحد باید اهمیت ارتباط دوسویه با محیط، ارزیابی سازمان از نگاه مخاطبان، ضرورت مخاطبمحوری در برنامهها، و تطبیق سیاستهای سازمان با نیازهای مخاطبان را به مدیریت گوشزد کند.
پیشرفت فناوری اطلاعات و ارتباطات، مفاهیم بنیادین بسیاری از حوزهها، از جمله “روابط عمومی”، را متحول ساخته است. استفاده از فناوریهای نوین ارتباطی، عصری جدید در تاریخ روابط عمومی ایجاد کرده و توسعه روابط عمومی الکترونیک را به ضرورتی انکارناپذیر تبدیل کرده است. روابط عمومیها باید با پشت سر گذاشتن روشهای سنتی و بهرهگیری از ابزارهای روابط عمومی الکترونیک، وظایف خود را انجام دهند یا تلفیقی از این دو رویکرد را به کار گیرند.
مخاطب امروز با مخاطب دیروز تفاوتهای بنیادینی دارد. عصر ارتباطات و اطلاعات، تحولات بینالمللی، و استفاده گسترده از رایانه و اینترنت، پرداختن به روابط عمومی الکترونیک را به ضرورتی اجتنابناپذیر تبدیل کرده است. دیگر نمیتوان با روشهای سنتی به حجم عظیم اطلاعاتی که از طریق اینترنت منتقل میشود، پاسخ داد.
در این شرایط، روابط عمومی الکترونیک تنها راه تعامل سازنده و عمیقتر با جامعه جهانی است. ورود به دنیای جدید، که اینترنت در آن نقش اصلی را ایفا میکند، مسئولیتهای تازهای برای روابط عمومی به همراه دارد؛ از جمله اطلاعیابی (تهیه و تولید اطلاعات)، اطلاعشناسی (تدوین و تنظیم اطلاعات)، و اطلاعرسانی (توزیع و تبیین اطلاعات).
فرآیند تبدیل روابط عمومی سنتی به الکترونیک مستلزم بهکارگیری فناوریهای متنوعی نظیر اینترانت، اکسترانت، کیوسکهای اطلاعرسانی اینترنتی، سرویسهای تلفن گویا، و سرویسهای ارزش افزوده تلفن همراه است. این فناوریها بهقدری با اینترنت و دنیای آنلاین گره خوردهاند که جدا کردن آنها از یکدیگر دشوار به نظر میرسد.
امروزه سرویسهای یکپارچه که بر اساس استفاده همزمان از تمامی فناوریها عمل میکنند، در سازمانها رایج شدهاند. ضرورت دارد که در راستای اجرای طرح ملی دولت الکترونیک در ایران، حرکت به سوی روابط عمومی الکترونیک در اولویت دستگاهها قرار گیرد. بررسیها نشان میدهد که بخش خصوصی، به دلیل درک بهتر از ضرورتهای زمان، در این زمینه جلوتر از بخش دولتی عمل کرده است.
افزایش ضریب نفوذ اینترنت در ایران، که هر ساله شاهد رشد آن هستیم، بسیاری از خدمات را متحول کرده است. امروزه، با استفاده از فناوریهای اطلاعاتی و شبکههای الکترونیکی، میتوان خدمات مرسوم را به شکلی کارآمدتر و با صرفهجویی در وقت و هزینه به مردم ارائه داد و رضایت عمومی را جلب کرد.
در این میان، توسعه آموزش و تربیت شهروند الکترونیکی به اندازه ایجاد زیرساختهای ارتباطی حائز اهمیت است. توجه به روابط عمومی الکترونیک و پیشرفته از سوی سیاستگذاران و مدیران IT میتواند این مسیر را هموارتر سازد و تحولی مؤثر در عرصه ارتباطات سازمانی ایجاد کند.
روابط عمومی الکترونیک
این نوع روابط عمومی در برگیرنده انواع و اقسام مختلفی است که هر یک با دیگری تفاوتهای اساسی در دایره فعالیت دارند. روابط عمومی الکترونیک به استفاده از ابزارهای الکترونیک نظیر سیستمهای پاسخگویی صوتی، رادیویی و دیگر فناوریهای نوین برای انجام مأموریتهای روابط عمومی اشاره دارد.
روابط عمومی دیجیتال
روابط عمومی دیجیتال با اصول و مبانی روابط عمومی سنتی در تناقض نیست، بلکه از ابزارهای دیجیتال و آنلاین برای تحقق اهداف و برنامههای روابط عمومی بهره میگیرد. با افزایش نفوذ اینترنت و حضور گسترده مخاطبان در فضای دیجیتال، فعالیتهای روابط عمومی نیز به این فضا منتقل شده است. ظهور شبکههای اجتماعی و وبسایتهای مختلف امکان تعامل نزدیکتر با مخاطبان، مدیریت بحران، برندسازی، و پاسخگویی سریع به نظرات و مشکلات آنها را فراهم کرده است.
روابط عمومی آنلاین
این مرحله از روابط عمومی با تحول ماهیت فرآیندهای اطلاعرسانی و تعامل با مخاطبان همراه است. خدمات در این نوع روابط عمومی بهصورت شبانهروزی ارائه میشوند. اخبار علاوه بر رسانههای مکتوب، برای رسانههای آنلاین ارسال شده و همایشهای خبری آنلاین برگزار میگردند. این نوع روابط عمومی به محتوای تولید شده در فضای وب واکنش نشان داده و از ابزارهایی نظیر پست الکترونیکی، چترومها و وبسایتهای سازمانی استفاده میکند.
روابط عمومی سایبر
این نوع از روابط عمومی کاملترین شکل روابط عمومی الکترونیک است. در این مدل، مخاطب در اولویت قرار گرفته و ارتباطات بهصورت تعاملی و ۲۴ ساعته انجام میشود. کارکنان روابط عمومی سایبر نیاز به تخصصهای دیجیتال و مهارتهای نرمافزاری پیشرفته دارند. خدمات آنلاین بدون نیاز به حضور فیزیکی مخاطبان ارائه میشوند و این نوع روابط عمومی به فرآیندهای تجارت الکترونیک نیز نزدیک است. ابزارهایی مانند پادکست، خبرخوان، وبلاگهای سازمانی، و افکارسنجیهای آنلاین از ویژگیهای برجسته این حوزه هستند.
روابط عمومی اینترنتی
روابط عمومی اینترنتی در سازمانهایی که بر بستر اینترنت فعالیت میکنند، نقش اساسی ایفا میکند. این نوع روابط عمومی به استفاده از ابزارهای نرمافزاری پیشرفته، تدوین متدهای نوین برای رشد سازمان و ارتقای جایگاه آن در جهان میپردازد.
روابط عمومی مجازی
روابط عمومی مجازی نوعی از فعالیت روابط عمومی است که بهصورت غیرسازمانی و برونسپاری شده انجام میشود. این نوع روابط عمومی با استفاده از تازهترین فناوریها، امور را برونسپاری کرده و نتایج را به سازمان بازمیگرداند.
پیشرفت به سوی عصر مجازی
دکتر جلالی، صاحبنظر حوزه آیتی، با اشاره به نظریه «عصر مجازی»، ظهور شهرهای الکترونیک را یکی از مظاهر این دوران میداند. او مراحل رسیدن به شهر الکترونیکی را شامل پیدایش، ارتقا، تعامل، تراکنش و یکپارچگی معرفی کرده است. روابط عمومیها نیز باید با شناخت توانمندیها و آسیبهای فضای دیجیتال، به تعریف اختصاصی خود از فناوری اطلاعات دست یابند و آمادگی لازم برای ورود به این عرصه را کسب کنند.
تحولات روابط عمومی از سنتی به الکترونیک و مجازی، بیانگر نیاز به استفاده از تکنولوژیهای پیشرفته برای افزایش قدرت تعامل با مخاطبان است. روح حاکم بر روابط عمومی الکترونیک، بینش و دیدگاه مدیران و کارکنان این حوزه است که با بهرهگیری از فناوریهای نوین، نقش مؤثری در ارتقای جایگاه سازمان ایفا میکنند.
تفاوت روابط عمومی دیجیتال با روابط عمومی سنتی
روابط عمومی دیجیتال و روابط عمومی سنتی هر دو هدف مشترکی دارند: برقراری ارتباط، تبلیغات و اطلاعرسانی. با این حال، تفاوتهای اساسی میان این دو وجود دارد که عمدتاً در انتخاب رسانهها، ابزارها و نوع مخاطب نمایان میشود.
برای مثال، اگر مخاطبان شما مدیران ارشد با زمان محدود هستند که کمتر در شبکههای اجتماعی فعالاند، استفاده از این بستر برای انتقال پیام یا اجرای برنامههای روابط عمومی ممکن است کارآمد نباشد. علاوه بر این، روابط عمومی دیجیتال و سنتی از نظر تعامل با مخاطب نیز تفاوت دارند. در گذشته، روابط عمومی از رسانههایی مانند نشریات، تلویزیون یا رادیو برای انتقال پیامهای یکطرفه استفاده میکرد. اما در روابط عمومی دیجیتال، ابزارهای دیجیتال شرایطی برای ارتباط دوسویه و تعامل معنادار فراهم کردهاند.
یکی دیگر از تفاوتهای مهم، استفاده از تکنولوژی است. در روابط عمومی سنتی، تنها از چند رسانه محدود برای دسترسی به مخاطبان استفاده میشد. اما در روابط عمومی دیجیتال، با ظهور فناوریهای جدید، ارتباطات گستردهتر و متنوعتری شکل میگیرد. این امکان به سازمانها اجازه میدهد از کانالهای مختلف با طیف وسیعی از مخاطبان در ارتباط باشند.
همچنین یکی از ویژگیهای مهم روابط عمومی دیجیتال، قابلیت اندازهگیری عملکرد است. در این نوع روابط عمومی میتوان شاخصهای کلیدی عملکرد (KPI) تعریف کرد و میزان موفقیت برنامهها و کمپینها را ارزیابی نمود.
مزایای روابط عمومی دیجیتال
روابط عمومی دیجیتال به دلایل مختلف تأثیرات مستقیم و غیرمستقیمی بر کسبوکارها دارد. برخی از این مزایا عبارتند از:
ایجاد تعامل بهتر و مؤثرتر:
استفاده از رسانهها و ابزارهای دیجیتال امکان ارتباط سریع، مقرونبهصرفه و دوسویه با مخاطبان را فراهم میکند.
برندسازی قوی و افزایش ترافیک سایت:
با استفاده از بکلینکها و به اشتراکگذاری محتوا در رسانههای مختلف، برندسازی قویتری صورت میگیرد و ترافیک سایت افزایش مییابد.
بهبود رتبه و بهینهسازی سایت:
انتشار محتوا در سایتهای معتبر و پرترافیک به بهبود رتبه سایت در کلمات کلیدی و جذب مخاطبان بیشتر کمک میکند.
افزایش نرخ تبدیل:
کمپینهای روابط عمومی دیجیتال با هدفگیری دقیقتر مخاطبان، نرخ تبدیل (Conversion Rate) را بهبود میبخشند و در نتیجه، فروش افزایش مییابد.
تبلیغات، ارتباط با مشتری و مدیریت بحران بهتر:
ارتباط دائمی با مشتریان و مدیریت شکایات و بحرانها باعث حفظ اعتبار برند و جلب رضایت مشتریان میشود.
قابلیت اندازهگیری و سنجش دقیق:
ابزارهای تحلیلی امکان ارزیابی عملکرد کمپینها را فراهم میکنند و نتایج قابلاندازهگیری ارائه میدهند.
نتیجهگیری
با توجه به زیرساختهای فناوری اطلاعات در ایران و عملکرد فعلی روابط عمومیها در حوزههای الکترونیک و دیجیتال، میتوان گفت که ما هنوز در مرحله گذار از روابط عمومی الکترونیک به روابط عمومی دیجیتال قرار داریم. استفاده از ابزارهایی مانند سیستمهای پاسخگویی الکترونیک، نسخههای دیجیتال بروشورها، و وبسایتهای مبتنی بر HTML از نشانههای این تغییر است.
روابط عمومی الکترونیک (EPR) بهعنوان ابزاری برای خدمترسانی سریعتر و گستردهتر، نقشی اساسی در توسعه و رشد سازمانها دارد. با گسترش استفاده از فناوریهای جدید ارتباطی، حرکت بهسوی روابط عمومی سمانتیک (معنایی) اجتنابناپذیر است.
منابع:
– شارا (SHARA.IR)
– انجمن روابط عمومی آمریکا (PRSA)
– انجمن بینالمللی روابط عمومي (IPRA)