در گفتگو با مهدی باقریان مطرح شد: سرعت، تکنیک و کیفیت سه مؤلفه اثرگذار خبرنامه‌های الکترونیکی

اشاره

مهدی باقریان 15 سال به صورت حرفه ای در عرصه روابط‌عمومی فعالیت می کند. تالیف و تدوین بیش از 8 کتاب تخصصی در زمینه روابط عمومی و انتشار فصلنامه کارگزار روابط عمومی و دوفصلنامه فنون روابط عمومی از دیگر فعالیت های نامبرده می باشد. وی اولین موسسه اینترنتی روابط عمومی ایران که شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران نامیده می شود را در سال 1380 راه اندازی کرده است! او همچنین در حال حاضر مدیر روابط عمومی دانشگاه صنعتی خواجه نصیرالدین طوسی و عضو هیات مدیره انجمن متخصصان روابط عمومی ایران می باشد.

آنچه در پی می آید گفت و گوی کوتاهی است با نامبرده در زمینه «خبرنامه الکترونیکی» که با هم می خوانیم:

یک خبرنامه الکترونیک چه ویژگی هایی باید داشته باشد و تاثیرات آن کدامند؟

یکی از ویژگی ها و امتیازات خبرنامه الکترونیکی، برقراری ارتباط آسان با مخاطبان و مشتریان است و امروز به دلیل مشغله های زیاد، شرکت ها و سازمان ها می توانند با راه اندازی خبرنامه الکترونیکی این خلاء ارتباطی را پر کنند و آن را استمرار دهند.

آموزش مشتری و مخاطب یکی دیگر از کارکردهای خبرنامه الکترونیکی است و با ارایه مطالب خوب می توان یک برنامه روابط عمومی و بازاریابی مناسب طراحی و اجرا کرد. باید توجه داشت در ارتباطات الکترونیکی و تعاملی، مخاطب منفعل نیست و اگر مطالب ارایه شده از آن جامعیت مورد نظر برخوردار نباشد سریع از آن عبور می کند و حتی ممکن است در این زمینه با دیگران به بحث و گفت و گو بنشیند و حتی ممکن است در آن لحظه نسبت به مطالبی واکنش مثبت یا منفی نشان بدهد.

مساله دیگر کم هزینه بودن آن است. برای راه اندازی و مدیریت خبرنامه الکترونیکی، هزینه زیادی لازم نیست. سازمان و شرکت ها می توانند با راه اندازی خبرنامه الکترونیکی، اعتبار و شهرت آن را افزون کنند.

استفاده از عکس و صدا هم بد نیست در تولید خبرنامه استفاده شود. راه اندازی بخش تریبون آزاد ایده خوبی است و بخش هایی را می توان برای بیان دیدگاه های مثبت و منفی در نظر گرفت.

یک خبرنامه الکترونیکی را چگونه می توان ایجاد کرد یا دارای چه بخش هایی باید باشد.

یک خبرنامه الکترونیکی به لحاظ گرافیک و محتوا تفاوت چندانی با یک خبرنامه چاپی ندارد. مشخص کردن اهداف انتشار خبرنامه، شکل ظاهری، انتخاب نام و طراحی لوگو، انتخاب سردبیر و مسئول خبرنامه، روش و مدت انتشار از جمله مواردی است که باید در راه اندازی خبرنامه مد نظر قرار گیرد.

یکی از موارد مهمی که باید همواره مد نظر داشت دفعات انتشار خبرنامه است. اگر قرار است خبرنامه هفته ای یک بار یا دو ماه یک بار و یا به صورت ماهنامه منتشر شود باید دقیقا در زمان تعیین شده منتشر شود و این نشان از تعهد و احترام شما به مخاطبان است.

مساله دیگر، زبان خبرنامه است. یک شرکت بزرگ اگر دارای ملیت های مختلف با زبان های مختلف است بهتر است خبرنامه را به چند زبان منتشر کند که کارایی آن بیشتر خواهد شد و همچنین باعث کارایی کارکنان شرکت نیز می شود. این امر در تعدادی از شرکت های بزرگ دنیا رعایت می شود و تاثیرات آن شگفت آور است.

مساله دیگر که باید به آن توجه داشت فهرست کردن ایمیل های مخاطبان است. این امر از طرق مختلف امکان پذیر است. ایجاد بخش پذیرش ایمیل در خبرنامه و حتی پایگاه وب می تواند تعداد علاقمندان دریافت خبرنامه را افزایش دهد.

البته نحوه ثبت و ارسال خبرنامه هم می تواند مهم باشد. باید از پیشرفته ترین روش های فنی استفاده کرد. آیا قرار است به شکل فایل HTML ذخیره کنید یا Text نوشتاری، همچنین می توان خبرنامه را به پایگاه وب منتقل کرد و از آن طریق بینندگان از آن آگاهی یافته و به آن دسترسی پیدا کنند.

اضافه کردن «خوش آمد گویی» به خبرنامه، قراردادن جوایز مختلف، اعلام نحوه تماس و شناسنامه خبرنامه مانند نام سردبیر، تعداد نسخه و سایر اطلاعات می تواند در ارتقای کیفی خبرنامه مفید فایده باشد.

همچنین توجه به مطالب خبرنامه که بدنه اصلی آن را تشکیل می دهد خیلی مهم است. مقالات و مطالب باید کوتاه، جدید و کاربردی باشد. یک بخش برای پرسش و پاسخ هم در نظر گرفته شود. در مورد واژه های تخصصی و راه کارهای عملی، بخش هایی را در خبرنامه در نظر بگیرید. رعایت گرامر و قواعد دستوری می تواند مطالب خبرنامه را جذاب تر و حرفه ای تر کند. خبرنامه باید آن قدر حرفه ای باشد که مخاطبان بتوانند به عنوان یک منبع از آن استفاده کنند.

حجم مقاله هم مهم است. یک مقاله استاندارد دارای حدود 500 کلمه می باشد. البته گروهی هم یک مقاله 150 کلمه ای را پیشنهاد می کنند. به نظر می رسد یک مقاله کوتاه با یک مقدمه و نتیجه گیری کوتاه و یا مقدمه و موخره گویا برای مجلات الکترونیکی مفید باشد هر چند برخی مجلات مقالات بلند هم می پذیرند.

انتخاب موضوع مناسب، انتخاب عنوان مقاله، تعیین رئوس مطلب، تعیین حجم مقاله، تعداد کلمات، اطلاعات تماس و ویرایش از مراحل تهیه و تنظیم یک مقاله است که باید رعایت گردد.

سرعت، تکنیک و کیفیت سه مؤلفه اثرگذار در تهیه یک خبرنامه الکترونیکی است و لازم است به آن توجه داشته باشیم.

نقش نشریات الکترونیک در فرهنگ محلی و ملی را چگونه ارزیابی می کنید؟

پاسخ به این سوال به این موضوع ارتباط دارد که خبرنامه را با چه هدفی می خواهیم منتشر کنیم. معمولا خبرنامه ها در همه زمینه ها منتشر می شوند. حتی وبلاگ ها به عنوان نشریات و خبرنامه های الکترونیکی سهم بسزایی در توسعه فرهنگ ملی و محلی دارند. در حال حاضر 80 هزار وبلاگ توسط ایرانی ها مدیریت می شود و اگر این خبرنامه ها بتوانند با محتوای مناسب پست و منتشر شوند خواه ناخواه بسترهای لازم برای توسعه فرهنگ ملی و محلی ایجاد می شود.

خبرنامه های الکترونیک در ایران در چه وضعیتی قرار دارند؟

در کشور ما نمی توان آمار دقیقی از میزان انتشار خبرنامه های الکترونیکی ارایه داد. یعنی اصلا به آن شکل خبرنامه جدی در کشور وجود ندارد که بتوان از آن نام برد. حتی سایتی که به معرفی خبرنامه های الکترونیکی بپردازد وجود ندارد. اما می توان گفت با توجه به اثرات خبرنامه های الکترونیکی، رشد و گسترش این گونه نشریات شتاب پیدا خواهد کرد و اگر بتوانیم با تمهیداتی مردم را هر چه بیشتر به سمت این رسانه ها سوق دهیم در آن صورت می توان نسبت به آینده خوشبین بود.

گفتگو با روزنامه آسیا در سال 1384