در گفتگو با مهدی باقریان مطرح شد: سرعت، تکنیک و کیفیت سه مؤلفه اثرگذار خبرنامه‌های الکترونیکی

اشاره

مهدی باقریان 15 سال به صورت حرفه ای در عرصه روابط‌عمومی فعالیت می‌کند. تالیف و تدوین بیش از 8 کتاب تخصصی در زمینه روابط عمومی‌و انتشار فصلنامه کارگزار روابط عمومی‌و دوفصلنامه فنون روابط عمومی‌از دیگر فعالیت‌های نامبرده می‌باشد. وی اولین موسسه اینترنتی روابط عمومی‌ایران که شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی‌ایران نامیده می‌شود را در سال 1380 راه اندازی کرده است! او همچنین در حال حاضر مدیر روابط عمومی‌دانشگاه صنعتی خواجه نصیرالدین طوسی و عضو هیات مدیره انجمن متخصصان روابط عمومی‌ایران می‌باشد.

آنچه در پی می‌آید گفت و گوی کوتاهی است با نامبرده در زمینه «خبرنامه الکترونیکی» که با هم می‌خوانیم:

یک خبرنامه الکترونیک چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد و تاثیرات آن کدامند؟

یکی از ویژگی‌ها و امتیازات خبرنامه الکترونیکی، برقراری ارتباط آسان با مخاطبان و مشتریان است و امروز به دلیل مشغله‌های زیاد، شرکت‌ها و سازمان‌ها می‌توانند با راه اندازی خبرنامه الکترونیکی این خلاء ارتباطی را پر کنند و آن را استمرار دهند.

آموزش مشتری و مخاطب یکی دیگر از کارکردهای خبرنامه الکترونیکی است و با ارایه مطالب خوب می‌توان یک برنامه روابط عمومی‌و بازاریابی مناسب طراحی و اجرا کرد. باید توجه داشت در ارتباطات الکترونیکی و تعاملی، مخاطب منفعل نیست و اگر مطالب ارایه شده از آن جامعیت مورد نظر برخوردار نباشد سریع از آن عبور می‌کند و حتی ممکن است در این زمینه با دیگران به بحث و گفت و گو بنشیند و حتی ممکن است در آن لحظه نسبت به مطالبی واکنش مثبت یا منفی نشان بدهد.

مساله دیگر کم هزینه بودن آن است. برای راه اندازی و مدیریت خبرنامه الکترونیکی، هزینه زیادی لازم نیست. سازمان و شرکت‌ها می‌توانند با راه اندازی خبرنامه الکترونیکی، اعتبار و شهرت آن را افزون کنند.

استفاده از عکس و صدا هم بد نیست در تولید خبرنامه استفاده شود. راه اندازی بخش تریبون آزاد ایده خوبی است و بخش‌هایی را می‌توان برای بیان دیدگاه‌های مثبت و منفی در نظر گرفت.

یک خبرنامه الکترونیکی را چگونه می‌توان ایجاد کرد یا دارای چه بخش‌هایی باید باشد.

یک خبرنامه الکترونیکی به لحاظ گرافیک و محتوا تفاوت چندانی با یک خبرنامه چاپی ندارد. مشخص کردن اهداف انتشار خبرنامه، شکل ظاهری، انتخاب نام و طراحی لوگو، انتخاب سردبیر و مسئول خبرنامه، روش و مدت انتشار از جمله مواردی است که باید در راه اندازی خبرنامه مد نظر قرار گیرد.

یکی از موارد مهمی‌که باید همواره مد نظر داشت دفعات انتشار خبرنامه است. اگر قرار است خبرنامه هفته ای یک بار یا دو ماه یک بار و یا به صورت ماهنامه منتشر شود باید دقیقا در زمان تعیین شده منتشر شود و این نشان از تعهد و احترام شما به مخاطبان است.

مساله دیگر، زبان خبرنامه است. یک شرکت بزرگ اگر دارای ملیت‌های مختلف با زبان‌های مختلف است بهتر است خبرنامه را به چند زبان منتشر کند که کارایی آن بیشتر خواهد شد و همچنین باعث کارایی کارکنان شرکت نیز می‌شود. این امر در تعدادی از شرکت‌های بزرگ دنیا رعایت می‌شود و تاثیرات آن شگفت آور است.

مساله دیگر که باید به آن توجه داشت فهرست کردن ایمیل‌های مخاطبان است. این امر از طرق مختلف امکان پذیر است. ایجاد بخش پذیرش ایمیل در خبرنامه و حتی پایگاه وب می‌تواند تعداد علاقمندان دریافت خبرنامه را افزایش دهد.

البته نحوه ثبت و ارسال خبرنامه هم می‌تواند مهم باشد. باید از پیشرفته ترین روش‌های فنی استفاده کرد. آیا قرار است به شکل فایل HTML ذخیره کنید یا Text نوشتاری، همچنین می‌توان خبرنامه را به پایگاه وب منتقل کرد و از آن طریق بینندگان از آن آگاهی یافته و به آن دسترسی پیدا کنند.

اضافه کردن «خوش آمد گویی» به خبرنامه، قراردادن جوایز مختلف، اعلام نحوه تماس و شناسنامه خبرنامه مانند نام سردبیر، تعداد نسخه و سایر اطلاعات می‌تواند در ارتقای کیفی خبرنامه مفید فایده باشد.

همچنین توجه به مطالب خبرنامه که بدنه اصلی آن را تشکیل می‌دهد خیلی مهم است. مقالات و مطالب باید کوتاه، جدید و کاربردی باشد. یک بخش برای پرسش و پاسخ هم در نظر گرفته شود. در مورد واژه‌های تخصصی و راه کارهای عملی، بخش‌هایی را در خبرنامه در نظر بگیرید. رعایت گرامر و قواعد دستوری می‌تواند مطالب خبرنامه را جذاب تر و حرفه ای تر کند. خبرنامه باید آن قدر حرفه ای باشد که مخاطبان بتوانند به عنوان یک منبع از آن استفاده کنند.

حجم مقاله هم مهم است. یک مقاله استاندارد دارای حدود 500 کلمه می‌باشد. البته گروهی هم یک مقاله 150 کلمه ای را پیشنهاد می‌کنند. به نظر می‌رسد یک مقاله کوتاه با یک مقدمه و نتیجه گیری کوتاه و یا مقدمه و موخره گویا برای مجلات الکترونیکی مفید باشد هر چند برخی مجلات مقالات بلند هم می‌پذیرند.

انتخاب موضوع مناسب، انتخاب عنوان مقاله، تعیین رئوس مطلب، تعیین حجم مقاله، تعداد کلمات، اطلاعات تماس و ویرایش از مراحل تهیه و تنظیم یک مقاله است که باید رعایت گردد.

سرعت، تکنیک و کیفیت سه مؤلفه اثرگذار در تهیه یک خبرنامه الکترونیکی است و لازم است به آن توجه داشته باشیم.

نقش نشریات الکترونیک در فرهنگ محلی و ملی را چگونه ارزیابی می‌کنید؟

پاسخ به این سوال به این موضوع ارتباط دارد که خبرنامه را با چه هدفی می‌خواهیم منتشر کنیم. معمولا خبرنامه‌ها در همه زمینه‌ها منتشر می‌شوند. حتی وبلاگ‌ها به عنوان نشریات و خبرنامه‌های الکترونیکی سهم بسزایی در توسعه فرهنگ ملی و محلی دارند. در حال حاضر 80 هزار وبلاگ توسط ایرانی‌ها مدیریت می‌شود و اگر این خبرنامه‌ها بتوانند با محتوای مناسب پست و منتشر شوند خواه ناخواه بسترهای لازم برای توسعه فرهنگ ملی و محلی ایجاد می‌شود.

خبرنامه‌های الکترونیک در ایران در چه وضعیتی قرار دارند؟

در کشور ما نمی‌توان آمار دقیقی از میزان انتشار خبرنامه‌های الکترونیکی ارایه داد. یعنی اصلا به آن شکل خبرنامه جدی در کشور وجود ندارد که بتوان از آن نام برد. حتی سایتی که به معرفی خبرنامه‌های الکترونیکی بپردازد وجود ندارد. اما می‌توان گفت با توجه به اثرات خبرنامه‌های الکترونیکی، رشد و گسترش این گونه نشریات شتاب پیدا خواهد کرد و اگر بتوانیم با تمهیداتی مردم را هر چه بیشتر به سمت این رسانه‌ها سوق دهیم در آن صورت می‌توان نسبت به آینده خوشبین بود.

گفتگو با روزنامه آسیا در سال 1384