نقش روابطعمومی در پايدارسازی سازمان
نقش روابطعمومیدر پايدارسازی سازمان
علي اميدي
سرپرست مركز روابطعمومیو اطلاع رساني بنياد مستضعفان
چكيده
توانايي حفظ، توازن و توسعه عملكردي يك سازمان در بلندمدت ودر نتيجه تداوم رضايت ذينفعان سازمان در طول زمان ازجمله مولفههاي اصلي در تحقق پايداري سازمان است. پايداري به توانايي سازمان در پايش فرصتها، تغييرات، روندها و ريسكهاي محيط داخلي وخارجي سازمان مرتبط است ، عوامل بسياري وجود دارد كه بر پايداري سازمان اثرگذار است كه يكي از مهمترين اين عوامل رويكردهاي ارتباطي وتعاملي موثر با مخاطبان سازماني است كه توسط واحدهاي روابطعمومیهدايت ومديريت مي شود.
دراين ميان يكي از مهم ترين وظايف مسئولين ايجاد ارتباطات دو سويه مردمي است. در اين ارتباط دو سويه چهره به چهره، اقناع و جلب رضايت ارباب رجوع، رعايت حقوق شهروندي، شناخت و رفع فوري برخي از مشكلات مراجعين و پاسخگويي صريح و شفاف از مباحثي است كه مسئولين سازمان مي بايست مد نظر قرار دهند. بدست آوردن رضايت مندي مردم در سيستم اداري درنظام اسلامي بايد هدف نهايي تكريم باشد و هر مسئولي نه بخاطر دستورالعمل و بخشنامه و نه به عنوان يك وظيفه اضافي در كنار ساير وظايف، بلكه بعنوان يك وظيفه انساني و ديني بايد آن را مورد توجه قرار دهد.
يكي از نمونههاي موفق سازماني دراين زمينه رامي توان بنياد مستضعفان انقلاب اسلامي دانست، براساس گزارشهاي موجوددر فاصله سالهاي 93 تا 97 بيش از 8 هزار مورد جلسه ملاقات مردمي بين بالاترين سطح مديريتي بنياد مستضعفان با ذينغعان سازماني انجام شده كه با بيش از 87 درصد رضايتمندي همراه بوده است. به نظر مي رسد درالويت قرار گرفتن توسعه تعاملات سازماني با ذينفعان بدون ترديد يكي از عوامل اصلي وتعيين كننده در موفقيت، مشروعيت بخشي وپايداري يك سازمان محسوب خواهد شد.
واژگان كليدي: روابطعمومی، سازمان و پايداري
مقدمه
موفقيت يك سازمان به ميزان دستيابي به اهداف از پيش طرح ريزي شده و توانايي حفظ يا توسعه عملكرد در بلندمدت و نتيجه تداوم رضايت ذينفعان سازمان در طول زمان است. از منظر سازمان جهاني استاندارد، پايداري يك سازمان به توانايي آن در پايش محيط خارجي براي فرصتها، تغييرات، روندها و ريسكهايي مرتبط است. پايداري سازمان وابسته به ايجاد توازن بين منافع مالي، اقتصادي، اجتماعي وزيست محيطي سازمان و ذينفعان مستقيم و غيرمستقيم آن مرتبط مي باشد. ازجمله مشخصههاي بارز عصر حاضر، پيچيدگي محيط داخلي و خارجي سازمانها و نهادهاي اجتماعي است. تحولات زيادي در محيطهاي كسب و كار رخ داده كه نحوه كاركرد سازمانها را دچار تغيير كرده است.
تغيير و تحول سازمانها امري اجتنابناپذير شده و درواقع تعالي و ماندگاري سازمانها در گرو هماهنگي با تغييرات محيطي است. بهعبارتديگر، بقاي سازمانها در شرايط پيچيده و متغير كنوني، مستلزم بهكارگيري نگرشي نو در تدوين استراتژيهاي سازماني است. در گذشتهاي نهچندان دور، تصميمات سازمانها تنها متاثر از نيازهاي فعلي مشتريان و سودآوري مورد نظر سهامداران سازماني بود، اما امروزه با ظهور ذينفعان متعدد، رقابت سازمانها گستردهتر شده و كسب رضايت گروههاي متعدد ذينفعان، لازمه توسعه و بقاي سازماني محسوب ميشود.دراين ميان واحدهاي روابطعمومیدر سازمانهانقش تعيين كننده اي را در توسعه ارتباطات وتعاملات اثربخش بين سازمان وذينفعان ايفاكرده و بايستي براي همراهي وهمكاري جامعه مخاطبان از تمامي تكنيكها وروشهاي موثرارتباطي واطلاع رساني بهر ه بگيرند.
سازمان، ثبات و پايداري
هرسازماني براي بقاء وپيشرفت نيازمند داشتن ثبات ،نظم وپايداري در راستاي اهداف وچشم انداز سازماني است،پايداري سازمان ،فراهم كردن شرايط وفضايي آرامش بخش وهمراه با مشروعيت ، مقبوليت ورضايتمندي ذينفعان يك سازمان محسوب مي گردد،عوامل پايداري سازمانها را مي توان به دو دسته كلي عوامل داخلي و عوامل خارجي تقسيم بندي كرد: عوامل داخلي به عواملي اعم از توسعه و پيادهسازي سازوكارهاي انگيزشي كاركنان بهمنظور توسعه خلاقيتهاي پايداري و افزايش عملكرد پايدار، بهبود سلامت كاركنان، بهبود شرايط كاري، شناسايي و حداقل كردن اثرات مخرب زيستمحيطي، دستيابي به اثربخشي انرژي، كاهش هزينهها، نوآوريهاي فناوري و تعهد در مقابل ذينفعان اشاره دارد.
درحاليكه عوامل خارجي پايداري، عواملي مانند عرضه محصولات متفاوت، پذيرش قوانين و مقررات كاري بينالمللي، تعهد در مقابل ذينفعان و مسئوليتهاي اجتماعي را در بر ميگيرد. سازمانها در قبال جامعه اي كه در آن فعاليت مي كنند مسئول هستند؛ چرا كه از منابع انساني و طبيعي و اقتصادي آن استفاده مي كنند. در موضوع مسئوليتهاي اجتماعي كه سازمانها و بنگاهها به محيط پيرامون و ذينفعان خود توجه دارند، موضوع پاسخگويي به عنوان مؤلفههاي اصلي حوزۀ مسئوليتهاي اجتماعي ياد مي شود. وروشهاي متفاوتي براي پاسخگويي سازمان از طريق روابطعمومیوجود دارد كه يكي از اين روشها داشتن رويكردهاي ارتباطي وتعاملي با مردم وذينفعان سازماني است.
نقش روابطعمومیدر سازمان
يكي از مباحث اوليه درباره روابطعمومی، بحث درباره ضرورت حضور قدرتمند روابطعمومیدر تشكيلات سازمان است. اينكه سازمان چه نقشي را به روابطعمومیواگذار مي كند و اصول ايفاي چه نقشهايي توسط روابطعمومیدر سازمان با ماهيت روابطعمومیبه عنوان يك هنر، فن و علم مستقل سازگاري دارد، يكي از نظريههاي جديد مديريتي »نظريه نقشهاي مدير« است. براساس اين نظريه آنچه را كه مدير انجام ميدهد بايد ملاحظه كرد و براين اساس فعاليتها و يا نقشهاي مديريت راتعيين كرد. “هانري مينتزبرگ” نقشهاي مدير را شامل نقشهاي متقابل شخصي )انجام وظايف اجتماعي و تشريفاتي به عنوان نماينده سازمان، رهبر و رابط( نقشهاي اطلاعاتي )گيرنده، نشر دهنده و سخنگو( و نقشهاي تصميم گيري )سوادگري، آشوب زدايي، تخصيص منابع و مذاكره مي داند، نظريه پردازان سازماني، براين باورند كه هر سازماني داراي پنج نظام فرعي به شرح زير است:
1 – نظام فرعي توليد كه بخشهاي توليد كالا و خدمات را عهده دار است.
2 – نظام فرعي توزيع كه مسئول توزيع كالاها و خدمات بازاريابي است.
3 – نظام فرعي تطبيقي كه در واقع كمك كننده به سازمان براي تطبيق با محيط است.
4 – نظام فرعي مديريت كه هماهنگي نظامهاي فرعي، نظارت برآنها، اداره و هدايت روابط ميان نظامهاي فرعي و ميان سازمان و محيط آن را عهده دار است.
5 -نظام فرعي نگهداري كه درواقع مسئول نگهداري از منافع فني و منابع انساني سازمان است.
براساس اين نظريه، روابطعمومیدر نظام فرعي مديريت قرار مي گيرد. روابطعمومیضمن نظارت بر فعاليتهاي ارتباطي سازمان با محيط عمومي، بر فعاليتهاي ارتباطي آن ميان نظامهاي ارتباطي سازمان با محيط عمومي بر فعاليتهاي ارتباطي آن ميان نظامهاي فرعي و در درون محيط ويژه اين نظامها نظارت مي كند. مثل رابطه نظام نگهداري با ساير بخشهاي سازمان از طريق خبرنامه كاركنان، همچنين روابطعمومیدر اين نظريه به نظام فرعي تطبيقي نيز در تطبيق محيط كمك ميكند.)،هارلو« پدرحرفه اي روابطعمومیدر دنيا،روابطعمومیرا يكي از وظايف مشخص مديريت مي داند كه كمك مي كند تا ارتباط، دريافت، پذيرش و همكاري دوجانبه ميان سازمان و مردمي كه با آن سروكار دارند، برقرار و حفظ شود.
روابطعمومیمديريت مشكلات و مسائل را دربر مي گيرد و به مديريت كمك مي كند تا از افكار عمومي آگاه و پاسخگوي آن باشد. مسئوليت مديريت را خدمت به منافع عمومي مي داند و بر اين نكته تأكيد مي ورزد، همچنين مديريت را كمك مي كند تا از تغييرات دور نماند و آنها را به كار گيرد و به عنوان نظامي هشدار دهنده روندهاي آتي را پيش بيني كند. روابطعمومی، تحقيق و فنون ارتباطي سنجيده و اخلاقي را به عنوان ابزارهاي اصلي خود به كار ميگيرد. تعريفهارلو بويژه در تشريح نقشهاي روابطعمومی، حاوي نكات مثبتي است و به ديدگاه مبتني بر »روابطعمومیمديريتگرا« نزديك است.
نقشهاي روابطعمومیدر سازمان
1 – نقش روابطعمومیطراحي شده و مستمر است كه به وسيله مديريت اعمال مي شود.
2 – به روابط بين سازمان و مولفههاي مختلف بويژه محيط انساني مي پردازد.
3 – به تحليل تأثير سياستها، روشها و اقدامات سازمان بر بخشهاي مختلف جامعه مي پردازد.
4 – به تعبير سياستها، روشها و اقدامات مي پردازد كه آنها را در تعارض با منافع عامه يا عقايد سازمان مي بيند. در اين خصوص روابطعمومیبا انعكاس دادن نتايج سياستهاي اعمال شده مديريت در جهت تعديل اين سياستها با مديريت بايد هماهنگي كند.
5 – يكي از كاركردهاي اصلي روابطعمومیها اين است كه نقش مشاور سازمان را دارند. در مناسبات انساني سازمان با بيرون، روابطعمومیبه عنوان مشاور عمل مي كند.
6 – برقراري يك سري ارتباط دو طرفه بين سازمان و عامه مردم است.
7 – ايجاد تأثير خاص در آگاهيها، عقايد، نگرشها و رفتارها در درون يا برون سازمان اقدام مي كند.
8 – به روابط سازمان و محيط اش كمك مي كند.
روابطعمومیو رويكردهاي پايداري سازمان
يكي از كاركردهاي مهم يك روابطعمومیحرفه اي در عصر حاضر،توانمندي آن در ايجاد تغييروتحول توسعه اي سازمان به سمت پايداري ،تعالي وپيشرفت است، روابطعمومیبايد بستر ساز تغيير و اصلاح روشها ،سياستها و برنامههاي سازمان در راستاي رضايت حداكثري مخاطبان اش باشد، به عبارتي ديگر روابطعمومیموفق است كه بتواند به عنوان عامل تغييردهنده مثبت سازماني عمل كرده و با اتخاذ شيوههاي نوين ارتباطي و تعاملي همزمان بين مخاطبان و مديران سازمان، موجبات تغيير ات روبه توسعه اي وپايداري سازماني را فراهم آورد.
روابطعمومیبه مثابه ديدباني است كه بايستي ضعفها وكاستيها ونوع قضاوت افكارعمومي نسبت به سازمان را بدون هيچ پرده پوشي ودراسرع وقت به همراه پيشنهادات كاربردي به اطلاع مديريت رسانده وكمك كننده موثري به سازمان در جهت رفع كاستيها باشد. روابطعمومیكارآمد همچون موتورمحركه اي است كه بايد با ايجاد محيطي با نشاط وپوياوبا انگيزه براي مديران وكارشناسان، سازمان را به سمت رشد وبالندگي هدايت نمايد.امروزه ديگريك روابطعمومیمراسم گرا يا منفعل واحدي پذيرفتني نيست بلكه روابطعمومیبايد توليد فكر و انديشه داشته وكارهايش را با خلاقيت و نوآوري همراه سازد و در راستاي افزايش اعتبار،مقبوليت و شهرت سازماني گام بردارد. در اين موقعيت است كه روابطعمومیميتواند در سازمان يك جايگاه مطلوب كارشناسي وحرفهاي گرايي را تجربه كرده و به عنوان يك واحد تاثير گذار در سازمان ايفاي نقش نمايد.
خوشبختانه امروزه روابط عموميها به مدد توسعه تكنولوژيهاي نوين ارتباطي از ابزارها و امكانات گسترده اي درحوزه اطلاع رساني و ارتباط وتعامل با مخاطبان بيشمار خود بهره مند شده وتوانسته اند به افق بالاتري از كارايي درزمينه اطلاع رساني و اطلاع يابي دست يابند. ظرفيت وتوانمندي ارتباطي كه تا يك دهه پيش قابل تصور نبود كه روابطعمومیاز امكاناتي بويژه در حوزه ارتباطات الكترونيك بهر ه مند شود كه بتواند خودنقش يك رسانه فعال وموثررا بازي كند وبامديريت ابزارهاي رسانه اي در اختيار نظير وب سايتها، وبلا گها،اپليكيشنها ،رسانههاي اجتماعي (گروهها وكانالهاي تلگرامي و… )درقامت يك رسانه جمعي بتواند اطلاع رساني به انبوهي از مخاطبان هدف خود داشته باشد ودر يك فضاي تعاملي نيز نظرات، پيشنهادات وبازخوردهاي آنان را دريافت ودر سياست گذاريها وتصميمات سازماني دخالت دهدودرنهايت بتواند با ظرفيتها وتوانمندهاي ارتباطي واطلاع رساني كه در اختيار دارد عاملي موثر وتعيين كننده در تغييرات توسعه اي سازمان به سمت تعالي ،پيشرفت وپايداري محسوب گردد.
نظريه روابطعمومی(گرونيك وهانت)
گرونيك وهانت معتقدبودند جهان بيني غالب در واحدهاي روابطعمومیبا رويكرد اقناع واعمال نفوذ برروي مخاطبان متمركز است .درهمين راستا در سال ١٩٨٤نظريه چهار الگوومدل را براي روابطعمومیارائه وترسيم كردند،دراين نظريه تلاش اين اساتيد برلزوم داشتن ديدگاهي متقارن درروابطعمومیها درارتباط با مخاطبان وذينعان سازماني تاكيد شده است كه براساس آن هدف از روابطعمومیحل اختلاف وتقويت درك وتفاهم با مخاطبان است.
گرونيك وهانت هرالگوي روابطعمومیرانمايانگرارزشها،اهداف ورفتارهايي مي دانند كه سازمانها درحوزه روابطعمومیخود درارتباط با ذينعانشان اعمال مي كنند كه شامل 4الگوي 1- كارگزاري تبليغاتي ومطبوعاتي 2- اطلاعات همگاني 3- دوسويه ناهمسنگ 4- دوسويه همسنگ است.
دراين ميان كامل ترين ومتعالي ترين الگوي ارتباطي براي روابطعمومیها الگوي دوسويه همسنگ است، مشخصه اصلي اين الگو،دادن نقش برابر به روابطعمومینسبت به مخاطب و پرهيز از اتخاذ راهبرد ارتباطات سلطه آميز در جريان ارتباط با اوست،در اين الگو،دستيابي به تفاهم و هم فهمي با مخاطب روابطعمومیسازمان برقرار است و مخاطب جاي خود را به رابطه گروه-گروه مي دهد و در واقع سازمان و مخاطب،به عنوان دو گروه در جريان ارتباطي روابطعمومیمطرح مي شوند. همچنين توجه به جنبههاي اخلاقي روابطعمومیجاي خود را در فعاليتهاي روابطعمومیباز مي كند، الگو داراي تاثير همسنگ است،تاثيرهاي كه ناظر آنها را براي هر دوطرف،سازمان و گروهها سودمند توصيف مي كند. سازمانهايي كه شيوه روابطعمومیهمسنگ را به كار مي برند از چانه زدن، مذاكره كردن و راهبردهاي رفع اختلاف براي سامان دادن به تغييرات مبتني بر همزيستي در ..افكار ،گرايشهاي ذهني و رفتارهاي سازمان و گروههاي مخاطب خود استفاده مي كنند.
روابطعمومیو ذينغعان سازماني
به طوركلي، ذينفعان به گروههاي حقيقي يا حقوقي درارتباط با سازمان اطلاق ميشود كه بر تصميمات و عملكرد سازمان اثر گذاشته و در عين حال از آنها اثر ميپذيرند. ذينفعان سازماني به دو دسته كلي تقسيم ميشوند: ذينفعان داخلي سازمان و ذينفعان خارجي. بر اين اساس كاركنان، مديران و سهامداران ذينفعان داخلي و ساير گروههاي ذينفعان خارجي محسوب ميشوند. ذينفعان از آن جهت كه به سازمان در دستيابي به اهدافش كمك ميكنند، با ارزش هستند و همانگونه كه قبلا اشاره شد، شرط ماندگاري سازمانها، پاسخگويي به نياز ذينفعان گوناگون و تلاش براي جلب رضايت آنها است. اما اهميت همه ذينفعان به يك اندازه نيست و مديران در برخورد با ذينفعان مختلف بايد به اين مساله توجه داشته باشند. مديران بايد خواستههاي گروههاي متعدد ذينفعان را بهطور دقيق شناسايي كرده، آنها را درك كنند و آنگاه براي جلب رضايت آنها برنامهريزي كنند.
ملاقاتهاي مردمي و مشاركت پذيري سازمان
شاركت پذيري اعضاي جامعه به عنوان نياز اجتناب ناپذير عصر ما همه ابعاد انساني را در سطوح مختلف فكري ، عاطفي و رفتاري تحت پوشش قرار مي دهند . فرايند مشاركت پذيري از رويكردهاي متفاوتي قابل توجه است، اما نظام مند بودن كنش اجتماعي ايجاب مي كند تا شرايط و موانع فرهنگي مشاركت پذيري اعضاي جامعه بررسي شود امروزه مقوله مشاركت مردم شرط توفيق هر نوع برنامه و رهيافت كلان اقتصادي، اجتماعي و توسعه سازماني بشمار مي رود، مشاركت فرايندي است كه موجب تحرك بخشي منابع محلي، به كارگيري گروههاي متنوع اجتماعي در تصميم گيري، جلب مشاركت مردم در اجراي موفقيت آميز پروژهها مي شود .مفهوم مشاركت از حيث لغوي به معني دخالت دادن افراد دتصميم گيري واجرا باابزار گفتگو، ملاقات و…است. مشاركت در زبان فارسي در قالب مفاهيمي از قبيل همكاري، تشريك مساعي، تعاون، مبادله افكار و … به كار رفته است. از بعد جامعه شناختي ، مشاركت به معني تعلق فرد در گروه و سهمي كه در آن دارد تلقي مي گردد و همچنين به معني شركت فعالانه در گروه در جهت به ثمر رسانيدن يك فعاليت اجتماعي است . در دين مبين اسلام نيز كمك و مساعدت به مردم بويژه به تنگدستان ، افراد سالخورده، ايتام و زنان بي سرپرست مورد تأكيدفراوان است. با تدبر در آيات نوراني قرآن و احاديث متعدد نبوي اين نتيجه حاصل مي شود كه دين مبين اسلام بيشتراز ساير اديان به امر كمك و مساعدت به نيازمندان تأكيد و توصيه نموده است.
يكي از عواملي كه در سرنوشت هر سازماني اهميت و ارزش اساسي دارد و آن را در نيل به هدفهاي شان ياري مي دهد، كيفيت رابطه سازمان با افراد يا سازمانهايي است كه با آن سر و كار دارند. هر اندازه اين ارتباط به طور مفيد، مستمر و به شكل موثري گسترش يافته باشد به همان اندازه سازمان در دستيابي به اهداف خود موفق تر است. بدون شك يكي از مهم ترين وظايف مسئولين ايجاد ارتباطات دو سويه مردمي است. در اين ارتباط دو سويه چهره به چهره، اقناع و جلب رضايت ارباب رجوع، رعايت حقوق شهروندي، شناخت و رفع فوري برخي از مشكلات مراجعين و پاسخگويي صريح و شفاف از مباحثي است كه مسئولين سازمان مي بايست مد نظر قرار دهند. بدست آوردن رضايت مندي مردم در سيستم اداري نظام اسلامي بايد هدف نهايي تكريم باشد و هر مسئولي نه بخاطر دستورالعمل و بخشنامه و نه بعنوان يك وظيفه اضافي در كنار ساير وظايف، بلكه بعنوان يك وظيفه انساني و ديني بايد آن را مورد توجه قرار دهد. در حكومت علوي نيز، «پرسشگري» يكي از حقوق مسلم مردم و در نتيجه «پاسخگويي» نيز از عمده ترين وظايف مسئولين محسوب مي شود. توجه به خواستههاي مشروع و به حق مردم و ارتباط مستقيم با آنان و ارائه پاسخ موثر به سوالات ايشان حتي اگر پرسش مطرح شده از جانب مردم، چندان منطقي نباشدنيز مورد تاكيد مي باشد.
اصول و ارزشهاي ملاقاتهاي مردمي
– ترويج فرهنگ پاسخگويي برخاسته از اعتقاد به جايگاه خادم و مخدوم و رابطه دولت و مردم
– تاكيد بر رفتار صادقانه، صريح، شفاف و همه فهم، محبت آميز، مهرورزانه، همراه با شكيبايي و مبتني بر اعتماد مسئولين با مردم؛
– خدمت گذاري پرشتاب و بي منت و در جهت عدالت؛
– اعتماد عملي به ضرورت ايفاي نقش اصلاحي مردم در حكومت و نظارت همگاني مردم بر عملكرد نهادها و كارگزاران؛
– اعتقاد عملي به ضرورت ايفاي نقش مردم در حكومت و خاصه مصاحبت و مشورت با دانشمندان و اصحاب فكر؛
اهداف و نتايج ارتباط مستقيم با مردم
– شناسايي مطالبات مردم
– توسعه پايدار بر مبناي اصلاح و بهبود فرآيندها
– پاسخگويي به نيازهاي جامعه
– تسريع در انجام امور
– ايجاد حس همدلي و هم زباني
– رفع مظالم و بي عدالتي در سطح جامعه
– مشاركت حداكثري آحاد مردم در تصميم سازيها
– توسعه ظرفيت سازماني در جهت خدمت رساني عمومي
– حفظ و گسترش پاسخگويي در سه حوزه برنامه ريزي، اجرا و كنترل
– گسترش مشاركت مدني
-تقويت نظارت بر ساختارهاي اجرايي و اداري كشور
– ايجاد تحرك و پويايي در سيستم
– كاهش هزينه و افزايش سرعت اجراي برنامههاي عمراني
– كاهش زمان پاسخگويي به افراد حقيقي و حقوقي با تفويض اختيار به مسئولين
– رسيدگي به امور مردم در مبدأ
توسعه ارتباطات مردمي و پايداري سازمان
ارتباطات مردمي به عنوان اصيلترين اقدام در روابطعمومیبه عنوان هنر و علم مردمداري، از ويژگيهاي عمده يك روابط عمومي كارآمد است. ارتباطات مردمي در راستاي تكريم ارباب رجوع و براي خوش نامي سازمان، ارزش نهادن به كرامت انساني افراد، از جمله موارد مهمي است كه توسط هر سازمان موفقي بايد رعايت شود. در اين ارتباط دو سويه چهره به چهره، اقناع و جلب رضايت ارباب رجوع، رعايت حقوق شهروندي، شناخت و رفع فوري برخي از مشكلات مراجعين و پاسخگويي صريح و شفاف از مباحثي است كه مسئولين سازمان و ادارات مي بايست مد نظر قرار دهند. بدست آوردن رضايت مندي مردم در سيستم اداري نظام اسلامي ايران بايد هدف نهايي تكريم باشد و هر مسئولي نه بخاطر دستورالعمل و بخشنامه و نه به عنوان يك وظيفه اضافي در كنار ساير وظايف، بلكه به عنوان يك باور انساني و ديني بايد آن را مورد توجه قرار دهد. در حكومت علوي نيز، «پرسشگري» يكي از حقوق مسلم مردم و در نتيجه «پاسخگويي» نيز از عمده ترين وظايف مسئولين محسوب مي شد. توجه به خواستههاي مشروع و به حق مردم و ارتباط مستقيم با آنان و ارائه پاسخ موثر به سوالات ايشان حتي اگر پرسش مطرح شده از جانب مردم، چندان منطقي نباشد نيز مورد تاكيد مي باشد.
ارتباطات مردمي باعث ترويج فرهنگ پاسخگويي برخاسته از اعتقاد به جايگاه خادم و مخدوم و رابطه دولت و مردم حتي در بالاترين سطح حكومت مي شود و تاكيد بر رفتار صادقانه، صريح، شفاف و همه فهم، محبت آميز، مهرورزانه، همراه با شكيبايي و مبتني بر اعتماد مسئولين با مردم رادارد. اهداف و نتايج ارتباط مستقيم با مردم شامل موارد زير مي باشد:
*شناسايي مطالبات مردم
*توسعه پايدار بر مبناي اصلاح و بهبود فرآيندها
*پاسخگويي به نيازهاي جامعه
*تسريع در انجام امورمردمي
*ايجاد حس همدلي و هم زباني
*رفع مظالم و بي عدالتي در سطح جامعه
*مشاركت حداكثري آحاد مردم در تصميم سازيهاي سازماني
*توسعه ظرفيت سازماني دولت در جهت خدمت رساني عمومي
*حفظ و گسترش پاسخگويي در سه حوزه برنامه ريزي، اجرا و كنترل
*گسترش مشاركت مدني
*ايجاد تحول در نحوه ارتباط مديران با مردم در چشم انداز مناسبات دولت اسلامي
*رصد نمودن نيازهاي عمومي ومردمي به طور مستقيم
دراين راستا مي توان يكي از نمونههاي بارزو موفق سازماني در حوزه توسعه ارتباطات مردمي وپايداري سازماني را در بنياد مستضعفان انقلاب اسلامي دانست،يكي از مهمترين اهداف وسياستهاي ارتباطي بنياد مستضعفان كم كردن فاصله ميان مردم و مسئولان و ايجاد فضايي براي ارتباط مستقيم ميان عموم مردم و مديران ارشد در هر سطح و جايگاهي است. موضوعي كه نه تنها در باورهاي ديني و تعاليم اسلامي بارها به آن اشاره و توصيه شده است بلكه علم مديريت نيز بر ضرورت آن صحه مي گذارد. در واقع تا زماني كه مسئولان نتوانند ارتباط چهره به چهره با مردم برقرار كنند و شخصا در جريان كم و كيف مشكلات و مسائل آنان قرار نگيرند؛ فرايندهاي مديريتي ناقص هستند و ممكن است تصميمات كلان مديران چندان با واقعيتهاي جاري جامعه انطباق نداشته باشد، لذا ارتباط دايمي مديران با مراجعين يك ضرورت اجتناب ناپذير و در عين حال وظيفه مديران انقلابي است.
بنياد مستضعفان انقلاب اسلامي نهادي است كه با هدف ايجاد عدالت اجتماعي، كم شدن فاصله طبقاتي و خدمت رساني به طبقه كم برخوردار جامعه تشكيل شده است و از بدو تاسيس تلاش كرده است تا شرايط را براي برخورداري هر چه بيشتر طبقات محروم فراهم آورد. دراين راستا براساس گزارشهاي موجوددر فاصله سالهاي 93 تا 97 بيش از 7 هزار مورد جلسه ملاقات مردمي بين رييس بنياد مستضعفان با موضوعاتي چون مساعدت مالي، درخواستهاي شغلي، مساعدت مسكن، شكايات، مشاركت تخصصي با بنياد و ساير درخواستهاي اقشار مختلف مردم برگزار شده است كه بيش از 87 درصد مراجعه كنندگان پاسخ مثبت دريافت كرده اند. ارتباط مستقيم رئيس بنياد مستضعفان با مردم زمينه رفع بسياري از مشكلات و مسائل مراجعين را در كوتاهترين زمان ممكن فراهم آورده است. وبراساس بازخوردهاي دريافتي افزايش ملاقاتهاي مردمي رياست بنياد طي سالهاي اخير باعث افزايش رضايت ذينفعان و خوشنامي اين سازمان شده است.به نظر مي رسد جدي ودرالويت قرار گرفتن موضوع توجه به ارتباطات مردمي وتوسعه تعاملات سازماني با ذينفعان بدون ترديد يكي از عوامل اصلي وتعيين كننده در موفقيت، مشروعيت بخشي وپايداري سازمان محسوب خواهد شد.
جمع بندي و نتيجه گيري
پايداري سازمان وابسته به ايجاد توازن بين منافع مالي، اقتصادي ، اجتماعي و زيست محيطي سازمان ميباشد و به ذينفعان مستقيم و غيرمستقيم سازمان مرتبط مي باشد. باتوجه به پيچيدگي محيط داخلي و خارجي سازمانها و نهادهاي اجتماعي تحولات زيادي در محيطهاي كسب و كار سازمانها رخ داده است. بنابراين تعالي و ماندگاري سازمانها در گرو هماهنگي با تغييرات محيطي است و لازم است نگرشي نو در تدوين استراتژيهاي سازماني صورتگيرد. در اين راستا كسب رضايت گروههاي متعدد ذينفعان (ذينفعان داخلي سازمان و ذينفعان خارجي) لازمه توسعه و تعالي سازماني محسوب ميشود. دراين ميان واحدهاي روابطعمومیدرسازمان نقش اصلي ومحوري را دراين خصوص عهدار بوده وبايد با اتخاذ روشها ، تكنيكها وبا استفاده از ابزارهاي ارتباطي گوناگون اين مهم را درسازمان اجرايي نمايند.روابطعمومیها بايد خواستههاي گروههاي متعدد ذينفعان را بهطور دقيق شناسايي كرده و براي جلب رضايت ذينفعان خود برنامهريزي كنند.
يكي از عواملي كه بر پايداري سازمان اثر مي گذارد مسئوليتهاي اجتماعي سازمان مي باشد. سازمانها در قبال جامعه اي كه در آن فعاليت مي كنند مسئول هستند؛ چرا كه از منابع انساني و طبيعي و اقتصادي آن استفاده مي كنند. پاسخگويي وپاسخگوبودن سازمان درقبال ذينفعان سازماني وكسب رضايتمندي حداكثري آنها ازجمله مولفههاي اصلي دررهنمون شدن سازمان به سمت تعالي،توسعه وپايداري است.
منابع و ماخذ
1- اميني، رضا.( 1355)،” روابط عمومي”. تهران: دانشكده علوم ارتباطات اجتماعي
2- بوتان، كارل و هزلتون وينسنت،( 1388)،” نظريههاي روابطعمومی”، ترجمة دكتر عليرضا
دهقان،انتشارات دفتر مطالعات و توسعه رسانهها
3- سيدمحسني،سيدشهاب ، (1395)” اهم آسيبها و چالشهاي روابطعمومیدر ايران “، اولين همايش رخداد ملي بررسي مسايل و چالشهاي روابطعمومی
4- ساسان قاسمي، مريم كلانتر،” حفظ پايداري بلندمدت سازمانها”روزنامه دنياي اقتصاد، شماره۳۲۵۰ مورخ: ۱۳۹۳/۰۴/۲۶
5- ويندال ، سون، (1376)، ” كاربرد نظريههاي ارتباطات” ، ترجمه دكتر عليرضا دهقان، تهران، انتشارات مركز مطالعات و تحقيقات رسانهها
6- نيرومند ليلا،”نقش روابطعمومیدر توسعه سازمانها”، ماهنامه علمي، تخصصي انجمن روابطعمومیايران، شماره 83،تيرماه1391
Rivero, Orlando , Theodore,2014, The Importance of Public Relations in Corporate Sustainability, Publisher: Global Journals Inc. (USA)
www.tabnakskh.ir
انتشارات کارگزار روابطعمومی
دیدگاهتان را بنویسید