گزارش کارگاه مستندسازی در روابط‌عمومی

 کارگاه “مستند سازی در روابط عمومی” در محل نمایشگاه بین المللی تهران برگزار شد. در این کارگاه که با حضور بیش از 90 نفر از کارشناسان و مدیران حوزه روابط عمومی‌و ارتباطات برگزارشد علی فروز فر، از مدرسان حوزه روابط عمومی‌و داوران این جشنواره در ارتباط با مستندسازی در روابط عمومی‌سخن گفتند.

فروزفر با طرح این سئوال که اساسا چرا مستند سازی می‌کنیم، گفت: هر شرکت، سازمان، یا نهادی برای رسیدن به هدف‌هایش، مجموعۀ معینی از برنامه‌ها و فعالیت‌ها را انجام می‌دهد که معمولا این هدف‌ها زمینه‌های لازم برای رسیدن به برنامه‌ها را فراهم می‌سازند و هر برنامه می‌تواند در برگیرندة چند فعالیت باشد. باگذشت زمان، امکان ارزیابی فعالیت‌ها و برنامه‌ها و حتی هدف‌ها پدید می‌آید. در مسیر این ارزیابی، درستی و مناسب بودن هدف، مطلوبیت و علمی‌بودن برنامه‌ها، و کارایی و ثمربخشی فعالیت‌ها در بوتۀ سنجش و ارزشگذاری قرار می‌گیرند و سرانجام، میزان تحقق هدف‌ها تعیین می‌گردد. علاوه بر آن، نقاط قوت و نقاط ضعف در همۀ حوزه‌ها شناسایی می‌شوند. همۀ این اقدامات، با این نیت انجام می‌گیرند که زمینه و امکان اتخاذ تصمیمات منطقی و بهبودبخش فراهم آیند.

اما خمیرمایه و مادة اولیۀ یک تصمیم درست و راهگشا چیست؟ بدون شک، چیزی جز اطلاعات درست نیست. در واقع، اتخاذ تصمیم در مقاطع زمانی مشخص بر پایۀ نتایج حاص، ارزیابی عملکرد و میزان پیشرفت برنامه‌ها، نیاز جدی به اطلاعات دارد. با در اختیار داشتن اطلاعات کامل، روشن، روزآمد، و دقیق، برنامه ریزان ومدیران اجرایی می‌توانند تصمیماتی مطمئن، واقع بینانه، و قابل اجرا بگیرند. در غیراین صورت، اطلاعات مبهم، نارسا، و مبتنی بر حدس و گمان، برنامه‌ها و فعالیت‌ها را از مسیر منطقی خود دور می‌سازد و سرانجام، فاصلۀ سازمان با اهداف اصلی اش را بیشتر و بیشتر می‌کند و در چنین وضعیتی است که اطلاعات مستند می‌تواند بسیار موثر باشد و همین موضوع باعث می‌شود که در هر بخشی از سازمان و از جمله روابط عمومی امر مستند سازی اطلاعات اهمیت پیدا کند.

وی با اشاره به این موضوع که به دلیل نبود اطلاعات و یا متکی شدن به اطلاعات نامعتبر و غیرمستند می‌تواند زیان‌ها و خسارات فراوانی را به سازمان تحمیل کند. برخی از این زیان‌ها را می‌توان به شکل زیر برشمرد:
1. بی بهره بودن از ضوابط، ملاک‌ها، و معیارهای مستحکم در فرایند تصمیم گیری
2. نبود امکان مقایسۀ رویکردها و راه حل‌ها به قصد شناسایی مزایا و نقایص نسبی آنها
3 . فراهم نبودن امکان تخصیص مناسب و بموقع منابع و امکانات در جهت بیشینه کردن منافع حاصل از به کارگیری منابع
4 . ناتوانی در دفاع مستند از فعالیت‌ها و دستاوردهای سازمان
5 . افزایش داوری‌های ذهنی در بارة پدیده‌ها و فرایندهای سازمان

از آنجاکه دستاوردهای حاصل از اندیشه‌ها و فعالیت‌های انجام شده در هر سازمان، به صورت اسناد و مدارک در قالب‌های مختلف، ثبت و ضبط و نگهداری می‌شوند و هر یک از این سندها با صرف هزینه‌های فراوانی پدید می‌آیند و نگهداری مطلوب اسناد نیز فرایندی بسیار پرهزینه است مدیریت اسناد و مستندسازی، روندها، فرایندها، رویدادها، و دستاوردها اهمیتی جدی می‌یابد.

نویسنده کتاب برنامه ریزی انتشارات در روابط عمومی‌با اشاره به این موضوع که نگاهی دقیق به مدیریت اسناد و مستند سازی نشان می‌دهد که تحقق چنین امری نیاز به مقدماتی اساسی دارد، چهار اقدام اساسی در این زمینه را این گونه برشمرد:
الف) برنامه ریزی برای ثبت و مستندسازی رویدادها و دستاوردها که حاصل نهایی آن، آماده شدن اسناد و مدارک است.
ب) طرح ریزی یک سامانۀ قوی و کارآمد برای نگهداری اسناد و مدارک
ج) طراحی یک فرایند یا سامانۀ مفید و اثربخش برای بازیابی و دسترسی سریع به اطلاعات موجود در اسناد و مدارک به منظور بهره گیری از این اطلاعات در حوزه‌های مختلف تصمیم گیری، اطلاع رسانی و مسئله گشایی
د) تکمیل، پردازش، و روزآمدکردن مستمر اسناد و مدارک و محتوای آنها

اگر چه همۀ قسمت‌ها و واحدهای فعال در سازمان براساس مأموریت‌ها و وظایف خود باید اسناد و مدارک مربوط به رویدادها و دستارودهای خود را مستندسازی کنند، روابط عمومی‌ها مسئولیت خطیرتر و حیاتی تری در این زمینه به عهده دارند. با توجه به اینکه روابط عمومی‌از یک سو باید مخزن جامع و اصلی اطلاعات سازمان باشد تا بتواند خدمات اطلاعاتی مطلوب به مخاطبان درون و برون سازمانی ارائه دهد و از سوی دیگر لازم است همۀ روندها، فرایندها، رویدادها، و دستاوردهای سازمان را، به گونه ای مستندسازی کند که همیشه امکان بازیابی و دسترسی به اطلاعات وجود داشته باشد، تلاش جدی برای ارتقای دانش و مهارت مدیران و کارشناسان روابط عمومی‌در زمینۀ طراحی، تولید، نگهداری، بازیابی، و روزآمدسازی اسناد و مدارک حاوی اطلاعات گوناگون سازمانی، یک ضرورت جدی و پایه ای است.

استاد فروزفر ضمن مروری برمفاهیم و تعاریف مربوط به حوزه مستند سازی در روابط عمومی‌افزود: موضوع مستندسازی، دربرگیرندة مفاهیم و اصطلاحات گسترده ای است که هر یک از آنها بخشی از ماهیت معنایی و جزئی از ساختار مستندسازی را به ذهن مخاطب می‌رسانند. بدیهی است که بررسی همۀ این مفاهیم و اصطلاحات، مجالی وسیع تر را می‌طلبد، اما مهمترین آنها را می‌توان به قرار زیر، فهرست و تعریف کرد که اهم آن عبارتند از:
داده‌ها، پایگاه‌های اطلاعاتی/ پایگاه داده‌ها، اطلاعات، گردآوری اطلاعات، ذخیره اطلاعات، بازیابی اطلاعات، اشاعه اطلاعات، سند و مدرک، مستند سازی، مدرک شناسی، دکومانتاسیون، متن، ایر متن، ابررسانه و آرشیو بایگانی.

فروزفر ضمن اشاره به برخی از فایده‌ها،کاربردها، و مزیت‌های مستندسازی رویدادها در روابط عمومی‌ها بخشی از این مزیت‌ها و ویژگی‌ها را بدین شرح بر شمرد:
1 . ثبت و ضبط اطلاعات مربوط به برنامه‌ها، فعالیت‌ها، و دستاوردهای سازمان
2 . زمینه سازی برای تدارک اطلاعات مفید و مورد نیاز در طراحی و راه اندازی انواع بانک‌های اطلاعاتی مرتبط با اهداف، سیاست‌ها، و فعالیت‌های سازمانی
3 . تسهیل و تسریع تهیه و تنظیم انواع گزارش‌های توصیفی، تحقیقی، اطلاع رسانی، و آموزشی در حجم‌های مختلف و در موضوعات گوناگون در محدودة مأموریت‌های سازمان
4 . گسترش دامنۀ خدمات اطلاع رسانی به مخاطبان درون و برون سازمانی
5 . عینیت بخشیدن به داوری‌ها دربارة شیوة عمل و نوع و میزان دستاوردهای سازمان
6 . ارتقای ضریب اقناع داوران و ممیزان در هنگام بررسی و ارزیابی برنامه‌ها، فرایندها، کارکردها، و نتایج کار سازمان.
7 . تدارک و تقویت ذخیره‌های اطلاعاتی کافی و نظام یافته برای طراحی، تولید، و عرضۀ انواع اسناد و مدارک اطلاع رسانی در قالب‌های متنی، صوتی، و تصویری
8 . جلوگیری از فراموش شدن طرح‌ها، برنامه‌ها، فعالیت‌ها، و اقدامات انجام شده در سازمان
9 . تدارک و عرضۀ اطلاعات لازم در قالب‌های گوناگون به منظور کمک به تدوین برنامه‌های جامع و واقع بینانه و اتخاذ تصمیمات سنجیده و قابل اجرا
10 . سرعت بخشیدن به روند رقابت‌های سازنده و رشدآفرین از طریق مقایسۀ کارکرد سازمان‌ها بر پایۀ اسناد و مدارک معتبر و قابل استناد
11 . اثبات انجام شدن یک عمل در گذشته و عرضه آن به دفعات
12 . دستیابی به اطلاعات موردنیاز برای طرح ریزی و اجرای عملیات در آینده
13 . اجرای مطلوب کلیۀ وظایف و کار ویژه‌های مدیریت، نظیر برنامه ریزی، سازماندهی، بسیج و تأمین و تخصیص منابع، هدایت و هماهنگی و تصمیم گیری، و نظارت و کنترل با تکیه بر اطلاعات و اسناد موجود.

وی ضمن طبقه بندی انواع مدرک و سند، این اسناد را به انواع سندهای مکتوب (متون چاپی)، انواع سندهای صوتی و انواع سندهای تصویری و انواع سندهای صوتی و تصویری دسته بندی و در خصوص مراحل اصلی یک طرح مستند سازی مراحل اصلی چنین طرحی را به شرح زیر اعلام کرد:
1. پیش بینی اطلاع رسانی و مستندسازی در طرح یا برنامۀ اصلی
2 . طرح ریزی کامل برنامۀ اطلاع رسانی و مستندسازی
3 . شناسایی انواع فعالیت‌های مربوط به مستندسازی (مکتوب، عکس، خبر، اسلاید، مصاحبه، فیلم و…)
4 . پیش بینی نیروی انسانی لازم برای مستندسازی
5 . تنظیم جدول زمان بندی برنامۀ مستندسازی و تعیین مراحل و زمان‌های ثبت رویداد یا گردآوری اطلاعات
6 . برآورد هزینه‌ها و گنجاندن بودجۀ مستندسازی در بخش اطلاع رسانی طرح
7 . تولید و گردآوری اطلاعات و تبدیل آن به اسنا د و مدارک
8 . پالایش، ویرایش، گزینش، و آماده سازی اسناد و مدارک مورد نیاز در قالب آلبوم عکس، فایل صوتی، گزارش مکتوب، گزارش صوتی و تصویری، اسلاید، پاورپوینت، پوستر، کاتالوگ، بروشور، …
9. برنامه ریزی و پیش بینی فضا و امکانات لازم برای طبقه بندی، کدبندی، بایگانی، نگهداری، بازیابی، روزآمدسازی، و در صورت لزوم، امحای اسناد و مدارک

داور دهمین جشنواره ملی انتشارات روابط عمومی‌درادامه به نقش و کارکرد و جایگاه آرشیو در فرایند مستندسازی، کارکردهای آرشیو و مزایای آرشیو رایانه ای در برابر آرشیو دستی اشاره و در پایان گام‌های اصلی فیلم سازی را به عنوان یکی از لوازم و ابزارهای مناسب مستند سازی را به شرح زیر برشمرد:
1 . شناسایی برنامه، پروژه، یا فعالیتی که نیاز به مستندسازی در قالب فیلم دارد.
2 . مطالعه و بررسی دقیق پروژه و شناسایی محورها و مراحلی که باید در فرایند فیلمسازی، مورد تأکید قرار گیرند.
3 . برگزاری جلسات کارشناسی به منظور طرح ریزی چارچوب سناریو، ساختار تولید فیلم، مدت زمان برداشت‌های اولیه، مدت زمان فیلم نهایی، طول مدت اجرای پروژه، مدت زمان فیلمبردای، برآورد نیروی انسانی، برآورد ملزومات و موادمصرفی، برآورد بودجه، و جدول زمانبندی فرایند فیلمبرداری، تصمیم گیری برای اقدام مستقیم یا برون سپاری.
4 . سفارش فیلمنامه براساس کل محتوای طرح و با تأکید بر نقاط و مراحل کلیدی
5 . بودجه بندی نهایی، پیشنهاد بودجه، دفاع از بودجه، و تصویب و تخصیص بودجه
6 . سفارش فیلمنامه / نگارش و تصویب فیلمنامه
7 . انتخاب شرکت یا مؤسسه مجری تولید فیلم (در صورت برو ن سپاری)
8 . انتخاب نیروی انسانی کلیدی، مانند تهیه کننده و کارگردان (در صورت اقدام مستقیم و بدون
برو ن سپاری)
9 . انتخاب عوامل مهم در فرایند تولید فیلم، نظیر فیلمبردار، بازیگران، مدیر و منشی صحنه، مسئول
موسیقی، صدابردار، تدوینگر، مسئول جلوه‌های ویژة میدانی و رایانه ای، …
10 .. شناسایی زمان‌ها و مکان‌های فیلمبرداری
11 . انجام اقدامات ایمنی و حفاظتی و اخذ مجوزها و معرفی نامه‌های لازم
12 . آغاز فیلمبرداری با پوشش دادن به همۀ مراحل (پیش از اقدام، ضمن اقدام، پس از اقدام)
13 . فیلمبرداری از صحنه‌ها و پیام‌های مکمل (مصاحبه‌ها، رویدادهای غیرمنتظره، پشت صحنه‌ها)
14. تدوین و میکس
15 . نمایش ویژه (با حضور مدیران، منتقدان، کارشناسان)
16 . اصلاحات نهایی و آماده کردن نسخۀ نهایی فیلم
17. تصمیم گیری در مورد تکثیر
18 . توزیع و نمایش
علی فروز فر در پایان تاکید کرد: از میان انواع اسناد و مدارکی که روابط عمومی‌می‌تواند به منظور مستندسازی رویدادها و ترویج ارزش‌ها و اندیشه‌ها در دستور کار خود قرار دهد، فیلم، بالاترین ضریب تأثیرگذاری را دارد و ظرفیت آن برای تبیین و نشان دادن ابعاد و زوایای پیدا و نهان یک فعالیت، بالاتر از بقیۀ اسناد و مدارک است. بدیهی است که به تناسب این تأثیر و ظرفیت، فیلم سازی، فرایندی پیچیده و پرهزینه است و برای اجرای آن باید از نیروهای متخصص و با تجربه استفاده کرد. آشنایی با مراحل و گام‌های اصلی فیلم سازی کمک خواهد کرد که روابط عمومی‌ها فرایند و مراحل طراحی و تولید سایر گونه‌های سند یا مدرک را که ساده تر از فیلمسازی است شناسایی کنند.

در پایان این کارگاه چهارساعته و ارزیابی میدانی از شرکت کنندگان، مدرک و گواهی حضور در کارگاه مستندسازی در روابط عمومی‌با امضاء رئیس انجمن متخصصان روابط عمومی‌و مدرس کارگاه به شرکت کنندگان تحویل شد.

منبع مرجع:  شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی‌ایران (شارا)