گزارش کارگاه مستندسازی در روابط‌عمومی

 کارگاه “مستند سازی در روابط عمومی” در محل نمایشگاه بین المللی تهران برگزار شد. در این کارگاه که با حضور بیش از 90 نفر از کارشناسان و مدیران حوزه روابط عمومی و ارتباطات برگزارشد علی فروز فر، از مدرسان حوزه روابط عمومی و داوران این جشنواره در ارتباط با مستندسازی در روابط عمومی سخن گفتند.

فروزفر با طرح این سئوال که اساسا چرا مستند سازی می کنیم، گفت: هر شرکت، سازمان، یا نهادی برای رسیدن به هدف هایش، مجموعۀ معینی از برنامه ها و فعالیت ها را انجام می دهد که معمولا این هدف ها زمینه های لازم برای رسیدن به برنامه ها را فراهم می سازند و هر برنامه می تواند در برگیرندة چند فعالیت باشد. باگذشت زمان، امکان ارزیابی فعالیت ها و برنامه ها و حتی هدف ها پدید می آید. در مسیر این ارزیابی، درستی و مناسب بودن هدف، مطلوبیت و علمی بودن برنامه ها، و کارایی و ثمربخشی فعالیت ها در بوتۀ سنجش و ارزشگذاری قرار می گیرند و سرانجام، میزان تحقق هدف ها تعیین می گردد. علاوه بر آن، نقاط قوت و نقاط ضعف در همۀ حوزه ها شناسایی می شوند. همۀ این اقدامات، با این نیت انجام می گیرند که زمینه و امکان اتخاذ تصمیمات منطقی و بهبودبخش فراهم آیند.

اما خمیرمایه و مادة اولیۀ یک تصمیم درست و راهگشا چیست؟ بدون شک، چیزی جز اطلاعات درست نیست. در واقع، اتخاذ تصمیم در مقاطع زمانی مشخص بر پایۀ نتایج حاص، ارزیابی عملکرد و میزان پیشرفت برنامه ها، نیاز جدی به اطلاعات دارد. با در اختیار داشتن اطلاعات کامل، روشن، روزآمد، و دقیق، برنامه ریزان ومدیران اجرایی می توانند تصمیماتی مطمئن، واقع بینانه، و قابل اجرا بگیرند. در غیراین صورت، اطلاعات مبهم، نارسا، و مبتنی بر حدس و گمان، برنامه ها و فعالیت ها را از مسیر منطقی خود دور می سازد و سرانجام، فاصلۀ سازمان با اهداف اصلی اش را بیشتر و بیشتر می کند و در چنین وضعیتی است که اطلاعات مستند می تواند بسیار موثر باشد و همین موضوع باعث می شود که در هر بخشی از سازمان و از جمله روابط عمومی امر مستند سازی اطلاعات اهمیت پیدا کند.

وی با اشاره به این موضوع که به دلیل نبود اطلاعات و یا متکی شدن به اطلاعات نامعتبر و غیرمستند می تواند زیان ها و خسارات فراوانی را به سازمان تحمیل کند. برخی از این زیان ها را می توان به شکل زیر برشمرد:
1. بی بهره بودن از ضوابط، ملاک ها، و معیارهای مستحکم در فرایند تصمیم گیری
2. نبود امکان مقایسۀ رویکردها و راه حل ها به قصد شناسایی مزایا و نقایص نسبی آنها
3 . فراهم نبودن امکان تخصیص مناسب و بموقع منابع و امکانات در جهت بیشینه کردن منافع حاصل از به کارگیری منابع
4 . ناتوانی در دفاع مستند از فعالیت ها و دستاوردهای سازمان
5 . افزایش داوری های ذهنی در بارة پدیده ها و فرایندهای سازمان

از آنجاکه دستاوردهای حاصل از اندیشه ها و فعالیت های انجام شده در هر سازمان، به صورت اسناد و مدارک در قالب های مختلف، ثبت و ضبط و نگهداری می شوند و هر یک از این سندها با صرف هزینه های فراوانی پدید می آیند و نگهداری مطلوب اسناد نیز فرایندی بسیار پرهزینه است مدیریت اسناد و مستندسازی، روندها، فرایندها، رویدادها، و دستاوردها اهمیتی جدی می یابد.

نویسنده کتاب برنامه ریزی انتشارات در روابط عمومی با اشاره به این موضوع که نگاهی دقیق به مدیریت اسناد و مستند سازی نشان می دهد که تحقق چنین امری نیاز به مقدماتی اساسی دارد، چهار اقدام اساسی در این زمینه را این گونه برشمرد:
الف) برنامه ریزی برای ثبت و مستندسازی رویدادها و دستاوردها که حاصل نهایی آن، آماده شدن اسناد و مدارک است.
ب) طرح ریزی یک سامانۀ قوی و کارآمد برای نگهداری اسناد و مدارک
ج) طراحی یک فرایند یا سامانۀ مفید و اثربخش برای بازیابی و دسترسی سریع به اطلاعات موجود در اسناد و مدارک به منظور بهره گیری از این اطلاعات در حوزه های مختلف تصمیم گیری، اطلاع رسانی و مسئله گشایی
د) تکمیل، پردازش، و روزآمدکردن مستمر اسناد و مدارک و محتوای آنها

اگر چه همۀ قسمت ها و واحدهای فعال در سازمان براساس مأموریت ها و وظایف خود باید اسناد و مدارک مربوط به رویدادها و دستارودهای خود را مستندسازی کنند، روابط عمومی ها مسئولیت خطیرتر و حیاتی تری در این زمینه به عهده دارند. با توجه به اینکه روابط عمومی از یک سو باید مخزن جامع و اصلی اطلاعات سازمان باشد تا بتواند خدمات اطلاعاتی مطلوب به مخاطبان درون و برون سازمانی ارائه دهد و از سوی دیگر لازم است همۀ روندها، فرایندها، رویدادها، و دستاوردهای سازمان را، به گونه ای مستندسازی کند که همیشه امکان بازیابی و دسترسی به اطلاعات وجود داشته باشد، تلاش جدی برای ارتقای دانش و مهارت مدیران و کارشناسان روابط عمومی در زمینۀ طراحی، تولید، نگهداری، بازیابی، و روزآمدسازی اسناد و مدارک حاوی اطلاعات گوناگون سازمانی، یک ضرورت جدی و پایه ای است.

استاد فروزفر ضمن مروری برمفاهیم و تعاریف مربوط به حوزه مستند سازی در روابط عمومی افزود: موضوع مستندسازی، دربرگیرندة مفاهیم و اصطلاحات گسترده ای است که هر یک از آنها بخشی از ماهیت معنایی و جزئی از ساختار مستندسازی را به ذهن مخاطب می رسانند. بدیهی است که بررسی همۀ این مفاهیم و اصطلاحات، مجالی وسیع تر را می طلبد، اما مهمترین آنها را می توان به قرار زیر، فهرست و تعریف کرد که اهم آن عبارتند از:
داده ها، پایگاه های اطلاعاتی/ پایگاه داده ها، اطلاعات، گردآوری اطلاعات، ذخیره اطلاعات، بازیابی اطلاعات، اشاعه اطلاعات، سند و مدرک، مستند سازی، مدرک شناسی، دکومانتاسیون، متن، ایر متن، ابررسانه و آرشیو بایگانی.

فروزفر ضمن اشاره به برخی از فایده ها،کاربردها، و مزیت های مستندسازی رویدادها در روابط عمومی ها بخشی از این مزیت ها و ویژگی ها را بدین شرح بر شمرد:
1 . ثبت و ضبط اطلاعات مربوط به برنامه ها، فعالیت ها، و دستاوردهای سازمان
2 . زمینه سازی برای تدارک اطلاعات مفید و مورد نیاز در طراحی و راه اندازی انواع بانک های اطلاعاتی مرتبط با اهداف، سیاست ها، و فعالیت های سازمانی
3 . تسهیل و تسریع تهیه و تنظیم انواع گزارش های توصیفی، تحقیقی، اطلاع رسانی، و آموزشی در حجم های مختلف و در موضوعات گوناگون در محدودة مأموریت های سازمان
4 . گسترش دامنۀ خدمات اطلاع رسانی به مخاطبان درون و برون سازمانی
5 . عینیت بخشیدن به داوری ها دربارة شیوة عمل و نوع و میزان دستاوردهای سازمان
6 . ارتقای ضریب اقناع داوران و ممیزان در هنگام بررسی و ارزیابی برنامه ها، فرایندها، کارکردها، و نتایج کار سازمان.
7 . تدارک و تقویت ذخیره های اطلاعاتی کافی و نظام یافته برای طراحی، تولید، و عرضۀ انواع اسناد و مدارک اطلاع رسانی در قالب های متنی، صوتی، و تصویری
8 . جلوگیری از فراموش شدن طرح ها، برنامه ها، فعالیت ها، و اقدامات انجام شده در سازمان
9 . تدارک و عرضۀ اطلاعات لازم در قالب های گوناگون به منظور کمک به تدوین برنامه های جامع و واقع بینانه و اتخاذ تصمیمات سنجیده و قابل اجرا
10 . سرعت بخشیدن به روند رقابت های سازنده و رشدآفرین از طریق مقایسۀ کارکرد سازمان ها بر پایۀ اسناد و مدارک معتبر و قابل استناد
11 . اثبات انجام شدن یک عمل در گذشته و عرضه آن به دفعات
12 . دستیابی به اطلاعات موردنیاز برای طرح ریزی و اجرای عملیات در آینده
13 . اجرای مطلوب کلیۀ وظایف و کار ویژه های مدیریت، نظیر برنامه ریزی، سازماندهی، بسیج و تأمین و تخصیص منابع، هدایت و هماهنگی و تصمیم گیری، و نظارت و کنترل با تکیه بر اطلاعات و اسناد موجود.

وی ضمن طبقه بندی انواع مدرک و سند، این اسناد را به انواع سندهای مکتوب (متون چاپی)، انواع سندهای صوتی و انواع سندهای تصویری و انواع سندهای صوتی و تصویری دسته بندی و در خصوص مراحل اصلی یک طرح مستند سازی مراحل اصلی چنین طرحی را به شرح زیر اعلام کرد:
1. پیش بینی اطلاع رسانی و مستندسازی در طرح یا برنامۀ اصلی
2 . طرح ریزی کامل برنامۀ اطلاع رسانی و مستندسازی
3 . شناسایی انواع فعالیت های مربوط به مستندسازی (مکتوب، عکس، خبر، اسلاید، مصاحبه، فیلم و…)
4 . پیش بینی نیروی انسانی لازم برای مستندسازی
5 . تنظیم جدول زمان بندی برنامۀ مستندسازی و تعیین مراحل و زمان های ثبت رویداد یا گردآوری اطلاعات
6 . برآورد هزینه ها و گنجاندن بودجۀ مستندسازی در بخش اطلاع رسانی طرح
7 . تولید و گردآوری اطلاعات و تبدیل آن به اسنا د و مدارک
8 . پالایش، ویرایش، گزینش، و آماده سازی اسناد و مدارک مورد نیاز در قالب آلبوم عکس، فایل صوتی، گزارش مکتوب، گزارش صوتی و تصویری، اسلاید، پاورپوینت، پوستر، کاتالوگ، بروشور، …
9. برنامه ریزی و پیش بینی فضا و امکانات لازم برای طبقه بندی، کدبندی، بایگانی، نگهداری، بازیابی، روزآمدسازی، و در صورت لزوم، امحای اسناد و مدارک

داور دهمین جشنواره ملی انتشارات روابط عمومی درادامه به نقش و کارکرد و جایگاه آرشیو در فرایند مستندسازی، کارکردهای آرشیو و مزایای آرشیو رایانه ای در برابر آرشیو دستی اشاره و در پایان گام های اصلی فیلم سازی را به عنوان یکی از لوازم و ابزارهای مناسب مستند سازی را به شرح زیر برشمرد:
1 . شناسایی برنامه، پروژه، یا فعالیتی که نیاز به مستندسازی در قالب فیلم دارد.
2 . مطالعه و بررسی دقیق پروژه و شناسایی محورها و مراحلی که باید در فرایند فیلمسازی، مورد تأکید قرار گیرند.
3 . برگزاری جلسات کارشناسی به منظور طرح ریزی چارچوب سناریو، ساختار تولید فیلم، مدت زمان برداشت های اولیه، مدت زمان فیلم نهایی، طول مدت اجرای پروژه، مدت زمان فیلمبردای، برآورد نیروی انسانی، برآورد ملزومات و موادمصرفی، برآورد بودجه، و جدول زمانبندی فرایند فیلمبرداری، تصمیم گیری برای اقدام مستقیم یا برون سپاری.
4 . سفارش فیلمنامه براساس کل محتوای طرح و با تأکید بر نقاط و مراحل کلیدی
5 . بودجه بندی نهایی، پیشنهاد بودجه، دفاع از بودجه، و تصویب و تخصیص بودجه
6 . سفارش فیلمنامه / نگارش و تصویب فیلمنامه
7 . انتخاب شرکت یا مؤسسه مجری تولید فیلم (در صورت برو ن سپاری)
8 . انتخاب نیروی انسانی کلیدی، مانند تهیه کننده و کارگردان (در صورت اقدام مستقیم و بدون
برو ن سپاری)
9 . انتخاب عوامل مهم در فرایند تولید فیلم، نظیر فیلمبردار، بازیگران، مدیر و منشی صحنه، مسئول
موسیقی، صدابردار، تدوینگر، مسئول جلوه های ویژة میدانی و رایانه ای، …
10 .. شناسایی زمان ها و مکان های فیلمبرداری
11 . انجام اقدامات ایمنی و حفاظتی و اخذ مجوزها و معرفی نامه های لازم
12 . آغاز فیلمبرداری با پوشش دادن به همۀ مراحل (پیش از اقدام، ضمن اقدام، پس از اقدام)
13 . فیلمبرداری از صحنه ها و پیام های مکمل (مصاحبه ها، رویدادهای غیرمنتظره، پشت صحنه ها)
14. تدوین و میکس
15 . نمایش ویژه (با حضور مدیران، منتقدان، کارشناسان)
16 . اصلاحات نهایی و آماده کردن نسخۀ نهایی فیلم
17. تصمیم گیری در مورد تکثیر
18 . توزیع و نمایش
علی فروز فر در پایان تاکید کرد: از میان انواع اسناد و مدارکی که روابط عمومی می تواند به منظور مستندسازی رویدادها و ترویج ارزش ها و اندیشه ها در دستور کار خود قرار دهد، فیلم، بالاترین ضریب تأثیرگذاری را دارد و ظرفیت آن برای تبیین و نشان دادن ابعاد و زوایای پیدا و نهان یک فعالیت، بالاتر از بقیۀ اسناد و مدارک است. بدیهی است که به تناسب این تأثیر و ظرفیت، فیلم سازی، فرایندی پیچیده و پرهزینه است و برای اجرای آن باید از نیروهای متخصص و با تجربه استفاده کرد. آشنایی با مراحل و گام های اصلی فیلم سازی کمک خواهد کرد که روابط عمومی ها فرایند و مراحل طراحی و تولید سایر گونه های سند یا مدرک را که ساده تر از فیلمسازی است شناسایی کنند.

در پایان این کارگاه چهارساعته و ارزیابی میدانی از شرکت کنندگان، مدرک و گواهی حضور در کارگاه مستندسازی در روابط عمومی با امضاء رئیس انجمن متخصصان روابط عمومی و مدرس کارگاه به شرکت کنندگان تحویل شد.

منبع مرجع:  شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)