انتشارات کارگزار روابط عمومی

فنون روابط‌عمومی (ویژه خبرنامه)
تهیه و تدوین: مهدی باقریان

فهرست مطالب

پیش‌گفتار

بخش اول: کلیات و مفاهیمم
انتشارات: منبع اشاعه دانش
نشریه داخلی و زبان مطبوعات
رسانه‌های درون‌سازمانی

بخش دوم: خبرنامه‌های چاپی
نشریه داخلی چیست؟
تولید نشریه درون‌سازمانی
محتوا در نشریه داخلی
طراحی مجلات یا گرافیک مطبوعاتی
خبرنویسی برای خبرنامه
ویراستاری
صفحه‌آرایی
انتشار نشریات دولتی و ملاحظات قانونی
بررسی وضعیت موجود نشریات درون‎سازمانی

بخش سوم: خبرنامه الکترونیکی
خبرنامه الکترونیکی
مدیریت مجلات الکترونیکی
نکاتی برای تقویت خبرنامه‌های الکترونیکی

بخش چهارم: دستورالعمل‌ها و آیین‌نامه‌ها
آیین‌نامه اجرایی جدید قانون مطبوعات
آیین‌نامه انتشار نشریه داخلی
فرم سنجش وضعیت خبرنامه
راهنمای اطلاعات خبرنامه
فهرست کنترل خبرنامه

پیش‌گفتار

منابع انسانی به عنوان یکی از ارکان اصلی سرمایه‌ای در ایجاد، شکل‌گیری و توسعه هر سازمان محسوب می‌گردد. نقش کلیدی سرمایه انسانی در تحقق اهداف، برنامه‌ها و سیاست‌های کمی و کیفی و دوام و بقای هر سازمان امری کاملا محسوس و انکارناپذیر است.

به عبارت دیگر، مدیریت اندیشمندانه همواره نگاه اصولی و منطقی را معطوف سرمایه انسانی از حیث تفکر، ابداع، خلاقیت و نیروی کار می‌سازد اما باید بدانیم که صرف نگاه عقلانی و خردمندانه به نیروی انسانی در چارچوب ساختار و اهداف سازمانی دلیل محکم و متقن برای بروز و ظهور خلاقیت، نوآوری، بهره‌وری و مشارکت تلقی نمی‌گردد. بلکه ضمن تغییر نگرش از نگاه ابزاری به نگاه سرمایه‌ای به انسان و همچنین فراهم سازی شرایط مناسب و معقول در قالب روابط درون سازمانی برای رسیدن به زبان و هدف مشترک و برقراری رابطه تنگاتنگ و اصولی همراه با بکارگیری ابزار ارتباط جمعی مناسب در جهت ارتقای سطح دانش و آگاهی اعضا و افراد مجموعه یک سازمان، امری ضروری و اجتناب ناپذیر است.

زیرا مجموعه علوم با سرعت و شتاب مثال‌زدنی یکی پس از دیگری پلکان ترقی و تکامل را طی می‌نمایند و در این سیر صعودی، تکنولوژی و فناوری جدید را به عنوان دستاورد در برقراری و تسریع و تسهیل ارتباطات به جهانیان عرضه می‌دارند. ضمن آن که این واقعیت را باید پذیرفت که ذهن کنجکاو خلاق و پویا همواره می‌خواهد از اتفاقات و رخدادهای پیرامون خود بداند و بفهمد و به واسطه احساس مشارکت، دانستن و فهمیدن مسایل اطراف را حق قانونی و طبیعی خود می‌داند. حال می‌خواهد این اطلاعات، اخبار، دانسته‌ها و دستاوردها در پیرامون زندگی شخصی و خصوصی باشد و یا این‌که در محیط اداری، اجتماعی و یا در سطح جهانی بروز نماید.

قدر مسلم آن است که به هر میزان محیط به لحاظ گستره جغرافیایی وسیع‌تر گردد و افراد ذینفع از حیث برگیری و منافع شخصی و اجتماعی بیشتر شود برقراری ارتباط و اطلاع‌رسانی به شیوه مرسوم و متداول امکان‌پذیر نخواهد شد و در این حالت نقش ابزار ارتباطی و واسطه‌های ابزاری ملموس‌تر و پررنگ‌تر خواهد شد زیرا در یک سازمان به لحاظ ساختار تشکیلاتی و سلسله مراتب اداری و همچنین به واسطه نوع و حجم فعالیت، تلاقی و نزدیک‌سازی ایده‌ها، اندیشه‌ها، افکار، نقطه‌نظرات، پیشنهادات و حتی انتقادات در یک زمان و به صورت یک‌جا امکان‌پذیر نمی‌گردد و در سایه عدم رابطه شفاف و صحیح و نبودن ابزار مناسب ارتباطی و اطلاع‌رسانی زمینه تحریف، شایعه و بروز و ظهور کانال‌های غیررسمی در سطوح مختلف سازمانی تقویت خواهد شد و در واقع زمینه برای انحراف مسیر و ایجاد کجروی افراد مهیا می‌شود و شاید تمام توان و نیروی انسانی همواره به جای اندیشه، تعقل، نوآوری و ابداع درصدد رفع ابهامات و برداشت‌های غلط و منفی‌بافی و جدال درمانی و شخصی معطوف گردد.

بنابراین وجود یک منبع ارتباطی و اطلاع‌رسانی به عنوان روابط‌عمومی و ایجاد بستر مناسب در قالب بکارگیری ابزار صحیح به نام خبرنامه به عنوان یک نیاز و ضرورت در مدیریت محسوب می‌گردد ضمن آن که باید به این واقعیت اشاره نمود آن‌چه که در برقراری ارتباط و اطلاع‌رسانی مهم و اساسی تلقی می‌گردد وجود یک رابطه منطقی بین ظرف و مظروف و شکل و محتوا است و اگر صرفا خبرنامه به عنوان یک ابزار ارتباط جمعی در امر آموزش، آگاه‌سازی، شفاف‌سازی و ارتقای بخشی دانسته‌ها و اطلاعات نتواند به درستی نقشش ایفا نماید بی‌تردید موجب اتلاف وقت و اسراف سرمایه خواهد بود و در واقع، به عنوان پوشال‌گذاری و کار فاقد محتوای مشخص، ضعف دست‌اندرکاران و عوامل تولید آن از حیث عدم شناخت و اشراف کافی به این ابزار مشخص می‎ گردد و ضمن آن‌که باید این موضوع را متذکر شد که انعکاس اخبار و بیان مطالب و دست‌آوردهای جدید با نگاه آموزشی و اطلاع‌رسانی اگر موجب حرکت، تغییر و تحول در سطوح مختلف سازمانی نگردد امری عبث و بیهوده است و هر آن‌چه که روابط‌عمومی با عنوان چشم و گوش بینا و شنوای سازمان با تسلط و آگاهی کامل و شرایط و وضعیت و نیازهای مخاطبان درون سازمانی حرکت نماید و در واقع خبرنامه را محملی برای تسهیل و تسریع ارتباطات، اطلاع‌رسانی، تسهیم و مشارکت قرار دهد آن‌گاه می‌توان در ارزش کار روابط‌عمومی و ابزار ارتباط جمعی آن صحه گذاشت.

بنابراین روابط‌عمومی کارآمد و پویا می‌بایست با اتخاذ روش و شیوه اصلی با اتکا به اندیشه حرفه‌ای و اخلاقی آن‌چنان حرکت نماید که همواره ضرورت حضور خبرنامه به عنوان یک ابزار درون سازمانی برای تک تک اعضا و عناصر سازمان ملموس باشد. ضمن آن‌که باید به این نکته اشاره کرد که اگر خبرنامه به عنوان ابزاری برای پررنگ‌سازی ماحصل عملکرد و تلاش صادقانه مجموعه افراد تلقی گردد این تبلیغ صادقانه و شرافتمندانه محرک انگیزشی قوی برای همه افراد به حساب می‌آید و در واقع خبرنامه آیینه‌ای محسوب می‌شود که در آن آیینه می‌توان تصویری شفاف از فعالیت و تلاش خود را دید و در واقع به نوعی محصول تفکر و کار خود را در آن آیینه تماشا کرد زیرا انسان چیزی جز علم و عمل نیست و به عبارت دیگر علم و عمل جوهرند و انسان‌ساز.