انتشارات کارگزار روابط عمومی

مديريت گردهمایی (اصول و فنون برگزاری گردهمایی‎)
چاپ سوم- ويراست سوم
نويسنده: مهدي باقريان
ويرايش: زهرا بابازاده‌گان

فهرست مطالب

پیشگفتار

فصل اول: كليات و مفاهيم
مقدمه
1. پيشينه و قدمت
1-1 سابقه برگزاري گردهمايي‏ در جهان
1-2 سابقه‏ برگزاري گردهمايي‏ در حوزه روابط‌عمومي در ايران
2. تعاريف و مفاهيم
2-1 سمينار
2-2 سمپوزيوم (Symposium)/ هم نشست
2-3 كنفرانس (Conference)/ فراهم‎آيي
2-4 كنگره
2-5 جشنواره
2-6 همايش
2-7 گردهمايي
2-8 نشست
2-9 يادواره/ بزرگداشت
2-10 كارگروه/ كميته
2-11 گروه، هيئت، كميسيون
2-12 كارگاه آموزشي/ ورك شاپ
2-13 ميتينگ (Meeting) تجمع
2-14 هيئت رييسه/ پانل
2-15 ميزگرد
2- 16اجلاس
2-17 اجلاسیه
2-18 کنوانسیون
2-19 تور
2-20 مباحثه
2-21 مراسم
2-22 جلسه
2-23 رویدادهای ويژه
2-24 بازديد
2-25 ديدار
2-26 هم‏‌انديشي
2-27 نمایشگاه
2-28 مسابقات
2-29 ملاقات‌های عمومی
2-30 مجمع عمومی سالانه
2-31 کانکلیو
2-32 کلوکویم
2-33 گالاس
2-34 پذیرش
2-35 آیین
2-36 میهمانی- جشن
2-37 ضیافت
2-38 ماراتن
2-39 رخداد
2-40 پویش
2-41 فروم
3. انواع گردهمايي
3-1 گردهمايي هم‏زمان-هم‏مكان
3-2 گردهمايي‏ هم‏‏زمان- غير هم‏مكان
3-2-1 مزاياي گردهمايي‎ مجازي
3-2-2 برگزاركنندگان گردهمايي‎ مجازي
3-2-3 مهارت‌ها و امكانات لازم
3-2-4 خدمات بازاريابي
3-2-5 توصيه‎ هاي کاربردي
3-3 ساير دسته ‎بندي‎‌ها
4. اهداف گردهمايي
4-1 اهداف جهاني
4-2 اهداف ملي
4-2-1 حل مساله پژوهشي
4-2-2 حل مشكلات
4-2-3 اشاعه آخرين يافته ‎هاي علمي
4-2-4 مشاركت
4-2-5 آموزش
4-2-6 به‌كارگيري عملي يافته ‎ها و دستاوردها
4-2-7 از هم آموزي
4-2-8 توسعه شبكه ارتباطي مديران و كارشناسان حرفه‌ای
4-2-9 دسترسي به اطلاعات
4-2-10 آرامش
4-2-11 گسترش مناسبات
4-2-12 هدف رسانه ‎اي
5. ویژگی‌ها و مولفه ‎هاي اثربخشي گردهمايي
5-1 مديريت، برنامه ‎ريزي و هماهنگي
5-2 یافتن یک سازمان دهنده
5-3 عنوان مناسب
5-4 زمان مناسب
5-5 مكان مناسب
5-6 جمعيت مناسب
5-7 سخنرانان حرفه‌ای
5-8 كيفيت، كميت و نحوه ارايه مقالات
5-9 حامیان مالی
5-10 سیستم فروش بلیت را مشخص کنید/ ثبت‌نام شرکت‌کنندگان
5-11 دستاوردها و تجارب
5-12 تحليل هزينه- فايده
5-13 بازاریابی گردهمایی
5-14 ساير عوامل اثربخشي گردهمايي
5-14-1 انتخاب روش مشترك براي اجرا
5-14-2 اتخاذ تصميمات و تدابير سنجيده
5-14-3 تشويق و ترغيب دانشجويان به اجراي تحقيقات در طول تحصيل، به عنوان عاملي در
5-14-4 ايجاد محيطي مناسب براي ارتباط بين صاحب‌نظران، محققان و کارشناسان
5-14-5 ايجاد دبيرخانه دائمي گردهمايي به منظور پيگيري نتايج حاصله از برگزاري گردهمايي
6. ویژگی‌های گردهمايي
7. برنامه ‎هاي گردهمايي
7-1 با توجه به برنامه‎ هاي كلي
7-1-1 بخش (برنامه ‎هاي) اصلي و علمي
7-1-2 بخش (برنامه ‎هاي) جانبي
7-2 با توجه به برنامه ‎هاي تفصيلي
7-2-1 برنامه ‎هاي افتتاحيه
7-2-2 برنامه‎ هاي روزانه
7-2-3 برنامه ‎هاي اختتاميه
7-3 با توجه به‌كاربري خاص
7-4 با توجه به چارچوب كلي برنامه
7-5 برنامه‎ هاي علمي
7-5-1 نشست‌هاي علمي
7-5-2 نمايشگاه كتاب
7-5-3 كارگاه‌هاي آموزشي
7-5-4 بحث آزاد
7-5-5 نمايشگاه تخصصي/جانبي
7-5-6 ويديو كنفرانس/ پخش زنده از طریق رسانه‌های جدید
7-5-7 پيش كنفرانس
7-5-8 كلينيك ‎هاي تخصصي
7-6 برنامه ‎هاي فرهنگي و فوق برنامه
8-1 ارايه مقالات به شكل سخنراني
8-2 ارايه مقالات به شكل پوستر
8-3 كارگاه‌هاي آموزشي
8-4 نشست‌ها و پانل‌های تخصصي
8-5 تهیه و پخش کلیپ‌های آموزشی
9. شاخص‌های گردهمايي
9-1 كميت
9-2 كيفيت

فصل دوم: برنامه ‎ريزي و طرح ‎ريزي گردهمايي
1. مقدمه
2. برگزاري يك گردهمايي
2-1 معرفي و طرح‎ ريزي
2-2 ماموريت/ هدف
2-3 رويكرد
2-4 چرايي يك برنامه گردهمايي
2-5 چگونگي تنظيم يك برنامه گردهمايي
2-6 عوامل يك برنامه گردهمايي
2-7 اجزاي طرح يك برنامه گردهمايي
2-8- تعريف موضوع گردهمايي
2-9 انجام تحقيقات بازار
2-10 جذب شركت‌كنندگان
2-11 تحليل نتايج گردهمايي
2-12 محاسبه سود گردهمايي
3. برگزاري گردهمايي
3-1 اقدامات قبل از گردهمايي (مقدمات)
3-1-1 موضوعي كه قرار است گردهمايي به خاطر آن برگزار شود را مشخص كنيد
3-1-2 ساختار، مقاصد و اهداف را در نظر بگيريد
3-1-3 افراد شايسته ‎اي را براي مديريت كميته‎ هاي اجرايي و علمي انتخاب نماييد
3-1-4 زماني مناسب از سال را انتخاب كنيد
3-1-5 مكان مناسب براي برگزاري گردهمايي در نظر بگيريد
3-1-6 بودجه مورد نظر را مشخص كنيد
3-1-7 در مورد تعداد شركت‎ كنندگان تصميم ‎گيري كنيد
3-1-8 يك سياهه و جدول زماني تدوين نماييد
3-2 اقدامات حين گردهمايي
3-2-1 ارايه اطلاعات اوليه به شركت‌كنندگان
3-2-2 زمان بهينه‌اي را با شركت‎ كنندگان كليدي صرف كنيد
3-2-3 اطلاع‎‌رساني و ارتباطات
3-2-4 بازاریابی
3-2-5 پيگيري موضوع و هدف گردهمايي
3-3 اقدامات بعد از گردهمايي
3-3-1 ارزيابي نتايج
3-3-2 پيگيري
4. فرايند برگزاري گردهمايي
4-1 نحوۀ ادارۀ گردهمايي
4-1-1 تاریخ و ساعت
4-1-2 شرکت‌کنندگان
4-1-3 محتوای گردهمايي
4-1-4 محل/ تسهیلات
4-1-5 برگزاری گردهمايي
4-1-6 حصول آمادگی
4-1-7 بعد از جلسه
4-2 فرایند برنامه‌ریزی
4-2-1 حداقل شش ماه قبل از گردهمایی
4-2-2 حداقل چهار ماه قبل از گردهمایی
4-2-3 حداقل یک ماه قبل از گردهمایی
4-2-4 یک هفته قبل از گردهمایی
5. فهرست كنترل گردهمايي
6. نمودار DFD ثبت‌نام در گردهمايي

فصل سوم: سازمان گردهمايي
الف- شوراي عالي سياستگذاري
كميته مديران و مشاوران
اهداف كميته مديران و مشاوران
ساختار پيشنهادي
ب- ستاد برگزاري گردهمايي
وظايف ستاد برگزاري
1. وظايف دبيركل گرهمايي
برگزاري پيش‌برنامه (پيش‌تبليغات/ پيش‌كنفرانس)
2. كميته علمي
2-1 دبير كميته علمي
2-2 اعضاي كميته علمي و هيئت داوران
2-3 رسالت كميته علمي
2-3-1 برنامه‌ريزي كيفيت
2-3-2- تضمين كيفيت
2-3-3- كنترل كيفيت
2-4- وظايف كميته علمي
3. كميته اجرايي
3-1 روابط‌عمومي
3-1-1 تبليغات و اطلاع‌رساني
3-1-2 انتشارات
3-1-3 بازاريابي
3-1-4 ارتباطات دیجیتالی
3-1-5 كميته تشريفات
3-1-6 امور نمايشگاه
3-1-7 نمايندگان استاني
4. كميته بين‌الملل
5. كميته مالي و پشتيباني
6. كميته امنيت و حفاظت
7. دبيرخانه دائمي

فصل چهارم: وظايف اصلي كميته اجرايي
1. عنوان گردهمايي
2. زبان گردهمايي
3. آرم/ لوگو گردهمايي
4. پوستر گردهمايي
5. سربرگ گردهمايي
6. بروشور گردهمايي
7. كاربرگ ثبت‌نام
7-1 نمونه پاسخنامه مقدماتي
7-2 نمونه كاربرگ ثبت‌نام در گردهمايي
7-3 نمونه كاربرگ ثبت‌نام در كارگاه‌هاي آموزشي
7-4 نمونه كاربرگ مشخصات شركت‌كنندگان در كارگاه
7-5 نمونه كاربرگ ثبت‌نام براي شركت در نمايشگاه
7-6 نمونه كاربرگ خلاصه مقالات به زبان فارسي
7-7 نمونه كاربرگ خلاصه مقالات به زبان انگليسي
7-8 نمونه كاربرگ امتيازبندي و داوري مقالات
7-9 نمونه كاربرگ ارزيابي گردهمايي
7-10 نمونه كاربرگ ارزيابي مقاله‌ها
7-11 نمونه كاربرگ پاسخ
7-12 نمونه نامه پذيرش مقاله و دعوت به ارايه
8. تهيه مقررات و دستورالعمل‌هاي لازم
9. تدوين آيين‌نامه اجرايي
10. ساير وظايف دبيرخانه
11. تدوين مشخصات پيام تبليغاتي جهت جذب شركت‌كنندگان
12. تهيه فهرست موجوديت هاي قابل بررسي در برگزاري گردهمايي

فصل پنجم: گردهمایی‌ها و جلسات مجازی
مقدمه
یک کنفرانس از راه دور چیست؟
رایج‌ترین کنفرانس‌های از راه دور
1. کنفرانس تلفنی (فقط صوتی)
2. ویدئو کنفرانس(صدا و تصویر)
3. کنفرانس‌های اینترنتی (مبتنی بر وب)
سازماندهی یک کنفرانس از راه دور
اهداف کنفرانس‌های از راه دور
زمان سازماندهی یک کنفرانس از راه دور
چه کسی باید یک کنفرانس از راه دور را سازماندهی کند؟
سازماندهی یک کنفرانس از راه دور
گزینه‌ها در اینجا متعدد و متنوع هستند
ارزیابی کنفرانس
پیگیری
نتیجه‌گیری
کرونا: از لغو رویدادها تا برگزاری آنلاین
جایگزین‌های دیجیتال
رویدادهای ترکیبی
1. تعیین انتظارات
2. ضرورت تفکر دیجیتال
3. برگزاری دوره‌های آموزشی
4. سهولت ثبت‌نام در رویدادها
5. دسترسی به تمام گزینه‌ها
6. هماهنگی میان کارمندان در وضعیت دورکاری و مخاطب هدف
7. همکاری با برندهای حرفه‌ای
8. ادامه رویداد برند

فصل ششم: كارگاه‌هاي آموزشي
مقدمه
رایج‌ترین روش‌های آموزش منابع انساني
الف- آموزش از طريق ارايه سخنراني
ب- كارگاه‌هاي آموزشي
اهداف ويژه
اهداف آموزشي
اهداف سازماني
1. سازماندهي
2. هدف‌گذاري
3. نيازسنجي
4. هماهنگي
5. فرصت‌هاي برابر
6. آموزش مشاركتي و گروهي
7. فضاي مناسب
8. ارزيابي
چه زمانی می‌خواهید یک کارگاه آموزشی برگزار کنید؟
چگونه کارگاه خود را برگزار می‌کنید؟
1. برنامه‌ریزی
2. آماده‌سازی
3. پیاده‌سازی
4. معارفه
جوهره کارگاه
5. اختتامیه
6. مستندسازي و ثبت وقايع
7. پیگیری
8. نتیجه‌گیری
توصيه‌هاي كاربردي
انتظارات مديريت دوره از شركت‌كنندگان
ج- آموزش‌هاي كارگاهي

فصل هفتم: مديريت نمايشگاه
تعريف نمايشگاه
اهداف
انواع نمايشگاه
برنامه‌ها
برنامه‌ريزي
راهنماي مرحله به مرحله‌ برنامه‌ريزي حضور نمايشگاهي
شمارش معكوس تا زمان برگزاري نمايشگاه
فهرست کنترل برگزاری نمايشگاه

فصل هشتم: حمايت مالي/ اسپانسر شدن
مقدمه
چه عواملي باعث موفقيت اسپانسر مي‌گردد؟
بايدها و نبايدهاي حمايت مالي
بايدها
نبايدها
بسته‌ حمايت مالي
فهرست كنترل بسته حمايت مالي
طرح حمایت از گردهمایی

فصل نهم: نظرسنجی
مقدمه
تعريف
كابردهاي نظرسنجي
1. تعيين هدف و محتواي نظرسنجي و يا تعريف دقيق مساله مورد نظر
2. طراحي پرسشنامه
2-1 تقسيم ‏بندي پرسش‌ها
2-1-1 پرسش‌هاي بسته (چند گزينه ‏اي)
2-1-2 پرسش‌هاي باز
2-2 اصول تهيه پرسشنامه مناسب
3. تعيين مخاطبين نظرسنجي و نمونه‌گيري
3-1 اندازه نمونه
3-2 روش‌هاي نمونه‌گيري
3-2-1 نمونه‌گيري تصادفي (احتمالي)
3-2-2 نمونه‌گيري غير تصادفي
4. روش‌هاي اجراي نظرسنجي
4-1 كاغذي
4-1-1 توزيع ميداني
4-1-2 پستي
4-1-3 نمابر
4-1-4 مصاحبه (پرسشگري)
4-1-5 روزنامه
4-2 تلفني
4-3 الكترونيكي
4-3-1 اينترنتي (سايت)
4-3-2 پست الكترونيك (ايميل- رايانامه)
4-3-3 شبكه داخلي
4-3-4 پيام كوتاه
4-3-5 كيوسك‌ها و دستگاه‌هاي الكترونيكي
4-3-6 ديسكت
5. آماده‌سازي زمينه اجراي نظرسنجي
5-1 كسب مجوزهاي لازم
5-2 پيش آزمون
5-3 حداكثرسازي پاسخگويي مخاطبان
5-3-1 معرفي اجمالي نظرسنجي
5-3-2 روش برخورد و شكل ظاهري
5-3-3 دقت در طراحي سوالات
6. ورود داده‌ها به رايانه
6-1 روش‌هاي ورود داده‌ها به رايانه
6-1-1 روش دستي
6-1-2 روش مكانيزه (رايانه‌اي)
7. تجزيه و تحليل داده‌ها
7-1 مقايسه نتايج با ديگر نتايج همان نظرسنجي
7-2 مقايسه نتايج با ديگر استانداردها (استفاده از هنجارها)
8. گزارش
9. نتيجه ‎گيري

فصل دهم: راهبرد‏هاي گردهمايي موفق
1. بهترين برنامه ‏ريزي را داشته باشيد
2. برنامه ‏ريزي را با پژوهش آغاز كنيد
3. مكان برگزاري مناسب را انتخاب كنيد
4. سخنرانان مناسب را انتخاب كنيد
5. مشاركت ‏كنندگان را آماده‌سازيد
6. شبكه ارتباطي ايجاد كنيد

فصل یازدهم: ضمائم و پيوست‏‌ها
(پيوست شماره 1): طرح نامه کامل رویداد
(پيوست شماره2): چطور یک طرح (پروپوزال) برگزاری همایش بنویسیم؟
(پيوست شماره 3): آيين ‏نامه برگزاري گردهمايي ‏هاي دانشگاهي
(پيوست شماره 4): آيين ‏نامه ‌ايجاد دفتر گردهمايي ‏هاي علمي بين ‏المللي براي پژوهش‌های بنيادي
(پيوست شماره 5): آيين نامه نظام جامع اهداء جوايز آموزشي
(پيوست شماره 6): نحوه تهيه يك مقاله علمي
(پيوست شماره7): نكاتي درباره ارايه يك سخنراني علمي موفق
(پيوست شماره 8): بيانيه هيئت داوران ششمين دوره انتخاب برترين‌هاي روابط‌عمومي
(پيوست شماره 9): بيانيه پنجمين كنفرانس بين ‏المللي روابط‌عمومي ايران
(پيوست شماره 10): بيانيه‌ پاياني كنفرانس‌جهاني سازي براي صلاح‌عامه
(پيوست شماره 11): گزارش/ چهل و نهمین گردهمایی علمی بین‌المللی
(پيوست شماره 12): گزارش/ پانزدهمین کنفرانس بین‌المللی روابط‌عمومی ایران
منابع و ماخذ

پیشگفتار

اصولاً در كشورهاي پيشرفته شروع يا تحكيم روندهاي جديد علمي در شاخه‏ هاي مختلف يا متقاعد كردن سياستگذاران براي استفاده از يافته‏ هاي جديد علمي در حل مشكلات، با يك گردهمايي آ‎غاز مي‎ شود. چنين نقشي موجب شده تا حضور در يك گردهمايي يا ارايه مقاله به آن، تابع معيارهاي مشخص و دقيق علمي‌باشد كه در نتيجه آن، ديگر افراد با هر درجه از تفاوت در تخصص، قادر به شركت در آن نباشند.

در مورد فلسفه برگزاري گردهمايي‏ هاي علمي دو نظر متفاوت وجود دارد:
1. گروهي از صاحب‌نظران، برگزاري گردهمايي‏ هاي علمي و تخصصي را نشانه‏ اي بر دغدغه‏ هاي توسعه مي ‏دانند.

2. گروهي ديگر از صاحب‌نظران معتقدند با وجود پيدايش شبكه‏ هاي جديد و ظهور تكنولوژي اطلاعات و شبکه‌های اجتماعی و دسترسي آسان به نظرات كارشناسان و انديشمندان در سرتاسر گیتی، عمر گردهمايي‏‌ها و همایش‌ها پايان يافته تلقي مي‏ شود. با اين حال شواهد و یافته‌های موجود نشان می‌دهد حتی با وجود پيشرفت‌هاي حيرت‏‌انگيز شبكه‏ هاي جهاني ارتباطات و اطلاعات، نه تنها برگزاري گردهمايي ‏ها اهمیت و ضرورت خود را از دست نداده‌اند بلکه نمي ‏توان در اثرات مثبت و مفید چنين گفتگوها و مذاكراتي ترديد كرد. به‌علاوه ظهور گونه‌های جدید کنفرانس‌ها و جلسات مجازی با توجه به پیدایش و گسترش بیماری همه‌گیر کرونا نشان داد که نياز به برگزاري گردهمايي‏ ها هرگز از بين نخواهد رفت و انتقال یافته‌ها، تجارب و دستاوردهای بشری از طریق ابزارهای این‌چنینی بیش از پیش اهمیت یافته است.

نویسنده کتاب که بنیانگذار اولین کنفرانس بین‌المللی روابط‌عمومی ایران (ICPR)، نویسنده و بنیانگذار مؤسسۀ کارگزار روابط‌عمومی است، کوشیده با شاهدآوردن از مطالعات مستمر و پروتکل‌های حرفه‌ای، ارائه مثال‌های عینی و بهره‌گیری از تجارب برگزاری همایش‌ها و دوره‌های متعدد آموزشی در داخل و خارج کشور، توصیه‌های کاربردی و مشاوره‌های خلّاقانه برای شاغلان روابط‌عمومی و دست‌اندرکاران سایر مشاغل بویژه “صنعت گردهمایی” فراهم آورد و در ضمن، نقشۀراهی برای موفقیت در برنامه‌ریزی و اجرای گردهمایی‌ها ترسیم کند.

نویسنده با تالیف اين كتاب چند هدف عمده را دنبال مي ‏کند:
اول اينكه مي‏ خواهد كارگزاران روابط‌عمومی را با نحوه برگزاري گردهمايي ‏ها آشنا کرده و طرحي عملي ارايه دهد كه براي برنامه ‏ريزي، اجرا و ارزيابي گردهمايي ‏ها كاملاً مفيد افتد.

هدف دوم اين است كه كارگزاران روابط‌عمومي را با مفاهيم و تعاريف سمينارها، همايش‌ها، سمپوزيوم‏ ها، كنفرانس‌ها، جشنواره ‏ها، كنگره‏ ها، گردهمايي‏ ها، نشست‌ها، يادواره‏ ها و برخي مباحث ديگر و همچنين سازمان و ساختار تشكيلاتي و آيين ‏نامه ‏هاي مربوط به آن آشنا نموده و آنها را به وضع كار برنامه ‏ريزي، فنون و ابزارهاي روابط‌عمومي پيوند دهد.

يكي از امتيازات اصلي كتاب “مدیریت گردهمایی” اين است كه نويسنده با استفاده از تجربيات، مثا‌ل‌ها و منابع بسيار متعدد، نحوه برگزاري يك گردهمايي را به‌طور كامل و جامع مورد بحث قرار مي ‏دهد. از دیگر امتيازات اين كتاب اين است كه مثا‌ل‌ها و شواهد مذكور در بخش‌هاي مختلف، به يك يا چند مورد خاص، تكيه ندارد بلكه در تدوين آن بيش از 550 منبع و ماخذ مختلف و متفاوت در فاصله زماني 35 سال گذشته استفاده شده و همين امر به همراه بهره‌گیری از پروتکل‌ها و پیشرفت‌های جدید – در حوزه‌های مختلف و رنگارنگ برنامه‌ریزی، تکنیک‌ها، روابط‌عمومی، تبلیغات، بازاریابی، تکنولوژی، نظرسنجی و غیره – بر اهميت كتاب افزوده است.

همچنین با توجه به شیوع بیماری همه‌گیر کرونا، تحولات صورت گرفته در گستره برگزاری گردهمایی‌ها بویژه جلسات مجازی و کنفرانس‌های اینترنتی (مبتنی بر وب)، تلکنفرانس‌ها، ویدیوکنفرانس‌ها، وب‌کنفرانس‌ها، شبه‌گردهمایی‌ها مانند جلسات مجازی صوت‌محور (شبیه کلاب‌هاوس)، همایش‌های زنده مانند لایو اینستاگرام، وبینار و غیره مورد توجه نویسنده قرار گرفته و در ویرایش جدید، فصلی بر کتاب افزوده است.

کتاب “مدیریت گردهمایی” یک کتاب فرارشته‌ای و فراشغلی است و یک “راهنمای کاربردی همراه” و می‌تواند مورد استفاده همه کسانی قرار گیرد که دست‌اندرکار برگزاری همایش‌ها و کنفرانس‌ها هستند.

توصیه‌های این کتاب را بکار گیرید؛ این توصیه‌ها و مشاوره‌ها کمک می‌کند نه فقط در عرصۀ برگزاری رویدادها موفقیت بیشتری کسب کنید، بلکه شما را به برنامه‌ریز، مجری و مدیر بهتری تبدیل خواهد کرد.