شانزدهمین کنفرانس بین المللی روابط عمومی ایران، با شعار «مدیریت و برنامه ریزی» با تاکید بر «ایده پردازی و تجربه محوری» و با مشارکت و همکاری دانشگاه های مختلف، سازمان ها و نهادهای مرتبط، استادان، پژوهشگران، مدیران، کارگزاران و علاقه مندان به این حوزه مهم ارتباطی، در شرایطی در 23 دی ماه 1398 برگزار شد که حوزه مدیریت و برنامه ریزی یکی از مهمترین حوزه های چالشی روابط عمومی هاست که می تواند با بهره برداری از ایده های نو و تجربه های زیسته کمبودها و کاستی ها را مرتفع سازد.
نفوذ در قلب مخاطبان
کار روابط عمومی تاثیرگذاری بر اندیشه، جهان بینی و مغز انسانهاست که کار فاخری است. روابط عمومی ها به دو شیوه باید عمل کنند:
در مرحله نخست تسخیر اندیشه عقلانی مخاطب و سپس نفوذ در قلب مخاطبان است.
ارتباطات عقلانی شکننده است، اما نفوذ در قلب مخاطبان پایدار و ممتد است؛ بنابراین هنر بزرگ روابط عمومی ها نفوذ در قلب مخاطبان خود است. در کار روابط عمومی از استدلال عقلی به سراغ استدلال عاطفی حرکت کنید تا در اعماق قلب انسان ها جای گیرید.
روابط عمومی هوشمند، توانا و پویا، اساس زندگی اجتماعی و اساس حرکت جامعه خواهد بود. (پروفسور باقر ساروخانی، پدر علم جامعه شناسی اتباطات)
ایجاد «جریان گفتمانی» مداوم با جامعه
روابط عمومی بدون تعامل فعال و هدفمند نمی تواند از رشد مناسب برخوردار شود. روابط عمومیها یک ارگان واحدی هستند که فعالیت های آنان نیازمند انسجام، همکاری و آرمانگرایی واقع بینانه است. این وضعیت بدون نوعی از «تعامل دائمی» میان همدیگر امکانپذیر نیست.
روابط عمومی ها بدون تبادل ایدهها، اندیشهها، سیاستها، برنامهها و محصولات خود میان خود و مهمتر از همه میان خود و جامعه نمی توانند به بالندگی و پیشرفت واقعی برسند. تبادل اطلاعات در هر زمینه همراه با نمونههایی از تجربیات کسب شده بخصوص با مردم یک اقدام مهمی است که می تواند روابط عمومیها را در یک «جریان گفتمانی» مداوم با جامعه قرار دهد. این جریان گفتمانی، خود حیاتدهنده روابط عمومیهاست. (دکتر حسن بشیر استاد تمام دانشگاه امام صادق (ع) و دبیر کمیته علمی کنفرانس روابط عمومی)
باز مهندسی روابط عمومی
فهم مدیریت یکپارچه روابط عمومی جدید مستلزم فهم ظرفیت های جدید روابط عمومی در کنار ظرفیت های پیشینی روابط عمومی و در عین حال باز مهندسی روابط عمومی بر مبنای تغییر در نظام های مدیریت و بوجود آمدن روش های مدیریت جدید و همچنین توجه به انسان جدید در پرتو تحولات شناختی و عملکرد جامعه انسانی است.
مدیریت یکپارچه روابط عمومی در معنای پارادایمی خود ناظر بر الگوواره دو فضایی است که ریشه در:
1) روابط عمومی چهره به چهره و فیزیکی
و 2) روابط عمومی هوشمند، مجازی و رقومی دارد که یک نوع عملکرد فرامحلی، جهانی و ادامه دار و در عین حال منعطف برای متمایل به بی نهایت تغییر را ظرفیت سازی می کند. (دکتر سعید رضا عاملی استاد گروه ارتباطات و مطالعات آمریکای دانشگاه تهران و دبیر شورای عالی انقلاب فرهنگی)
حل مسئله
در نگاهی تازه و معاصر به ساحت روابطعمومی در سازمان ها باید اذعان کرد که روابط عمومی سامانه هشدار سریع راهبردی، رصدخانه و چشم همیشه بیدار سازمان هاست؛ سازمان هایی که در عصر عدم قطعیت و محیط های آشوبناک معاصر با چالش ها و مسائل نوپدید و بی سابقه ای دست به گریبان هستند. سازمان ها و نهادها همواره از تجارب و تخصص های خود برای رویارویی با چالش ها و دشواری ها بهره گرفته اند؛ در محیط هایی که پویایی فزاینده ای نداشته است و تغییرات تدریجی و کنترل پذیر بوده اند، سازمان و روابط عمومی آن با بهره گیری از تجارب پیشین، دشواری ها و مسائل را بر پایه الگویی خطی، تناوبی و تکرار پذیر، مدیریت می کردند.
افزایش سرعت تغییر و شتاب گیری تحولات موجبات آن را فراهم ساخته است که بسیاری از پارادایم ها، پندارها و روش شناسی های سنتی در سراشیب زوال و تردید قرار گیرند. دیگر نمی توان مسایل و موضوعات نوپدید را با روشهای سنتی گذشته حل کرد، زیرا سازمان ها در درک و فهم موضوعاتی که از آن تجربه ای ندارند، عاجز هستند.
ناپیوستگی ها، شوک ها و شگفتی ها بیش و پیش از آن که نیازمند وجود تجربه و دانش سازمانی باشند، محتاج توانایی سازمان ها و کارکنان به حل خلاقانه مسأله هستند. به دیگر عبارت، دنیای مدیریت و به تبع آن، دنیای روابط عمومی از رویکردی که اصطلاحاً آن را “روند – بنیاد” می نامیم گذر کرده و پای به عرصه ای نهاده است که می توان آن را “رویداد – محور” نامید. (دکتر سعید خزائی استاد تمام دانشگاه تهران)
تحلیل رفتارها
ضرورت بکارگیری اصول و فنون روانشناسی برای درک و فهم ریشه های رفتاری انسان ها اهمیت زیادی دارد. وضعیت پوشش، حالت بدن و هیجان های بروز داده شده در حیطه شناختی قرار می گیرند که مناسب با نظام ارزش های هر شخص می توان نسبت به انتخاب پیام های مناسب هر گروه اقدام کرد.
همه افراد دارای نظام ارزشی هستند که برای نفوذ در آن لازم است با تکنیک های روانشناسانه نسبت به درک صحیح و شناخت واقعی از آن آگاه شویم.
تکنیک هایی وجود دارد که با تکیه بر آنها، رفتار مخاطب بطور دقیق مورد واکاوی و بررسی قرار می گیرد. (دکتر کامبیز کامکاری روانشناس و عضو هیئت علمی دانشگاه آزاد اسلامی)
عمق بخشیدن به یادگیری ماشینی
در دنیای تجارت درباره یادگیری ماشینی، یادگیری عمیق و پردازش طبیعی زبان چیزهای زیادی می شنویم اما این ها همه انواع هوش مصنوعی هستند. پس این ها همه زیر یک چتر قرار می گیرند.
قرار نیست رهبران متفکر زیادی را پیدا کنید که تخصص شان ارتباطات و هوش مصنوعی است. واقعا تعداد زیادی از آنها وجود ندارد. در نتیجه ما تمایل داریم به بیرون از صنعت روابط عمومی نگاه کنیم. به متخصصانی نگاه می کنیم که در رشته های دیگر نوآوری می کنند و نتیجه می گیریم این چه نتیجه ای بر روابط عمومی می تواند داشته باشد.
یکی از مشکلات هوش مصنوعی این است که اطلاعات زیادی می خواهد. مردم فکر می کنند می توانند چیزی را تحویل هوش مصنوعی بدهند و در یک چشم به هم زدن و به طور معجزه آسایی چیز بهتری تحویل بگیرند. اما اینطور نیست. این تکنولوژی روابط عمومی بهتر در بسیاری موارد است. این ممکن است مشکلاتی را حل کند که ما نمی توانستیم در گذشته حل کنیم اما همچنان مشکلات تجارتی وجود دارد که باید حل شود. (پل روتزر بنیانگذار موسسه هوش مصنوعی بازاریابی)
استفاده از فرصت های ارتباطی درون سازمانی
در بسیاری از سازمان های دولتی و خصوصی، الگوی مناسب برای مدیریت ارتباطات وجود ندارد در حالی که ارزشیابی عملکرد بر مبنای مدل های علمی می تواند اطلاعات جامعی از وضعیت موجود ارتباطات در اختیار برنامه ریزان و عاملین تحول سازمانی قرار دهد.
آسیب شناسی ارتباطات سازمانی یکی از گونه های آسیب شناسی در منابع انسانی است که به مطالعه ظرفیتها و توانایی های گیرنده و فرستنده، کانال های اطلاع رسانی، فرایند و قوانین و فرصت های ارتباطی در درون یک سازمان یا شکل گیری و مدیریت ارتباط با مشتریان و ذی نفعان در بیرون از سازمان بصورت مستقل یا یکپارچه می پردازد.
وجود ارتباطات موثر و صحیح در سازمان همواره یکی از اجزای مهم در موفقیت مدیریت به شمار می آید. زیرا از طریق تجربه ثابت شده است که اگر ارتباطات صحیحی در سازمان نباشد، گردش امور مختل شده و کارها آشفته می شود. از طرفی به زعم اندیشمندان، ریشه بسیاری از کج فهمی ها و مشکلات سازمانی ناشی از فقدان ارتباط موثر است و رفع این مشکل نیازمند حل مشکلات ارتباطی و اصلاح الگوی ارتباطی خواهد بود. (دکتر احمد یحیایی ایله ای، مدرس و مشاور روابط عمومی)
استفاده برنامه ریزی شده از مناسبت های ملی و مذهبی
فعالیت های روابطعمومی همواره سنجیده، هدفمند و برنامه ریزی شده است. برنامه ریزی به اقداماتی گفته می شود که با انجام آنها می توان رویدادها و فعالیتهای یک کمپین و روابط بین آنها را شناخت و زمان، منابع، مواد و تاکتیکها را بر اساس معیارهای کمی و کیفی پیش بینی، برآورد و اصلاح کرد.
مدیریت زمان در حوزه کمپین از اصلی ترین عوامل تاثیرگذار بشمار می رود که روابط عمومی ها باید با حساسیت بیشتری به آن نشان دهند.
روابط عمومی ها لازم است نگرش عمیقی نسبت به مفهوم و انواع زمان در یک کمپین و رابطه آن با هر یک از عناصر اصلی برنامه ریزی کمپین یعنی مخاطبان، پیام، رسانه ها، نیروی انسانی و بودجه داشته باشند.
در تقویم رسمی کشور ما، روزها و ایام مناسبتی بسیاری را شاهد هستیم که فرصت خوبی رابرای آغاز کمپین ها فراهم آورده است. (دکتر حسین افخمی، مدیر گروه آموزشی روابط عمومی دانشگاه علامه طباطبایی)
تزریق خلاقیت و نوآوری در فعالیت های ریز و درشت روابط عمومی
هر چند رسیدن به ایده های ناب و تاثیرگذار، دشوارترین بخش روند و فرایند خلاقیت و نوآوری است اما همکاری مشترک بین مدیران و کارشناسان روابط عمومی، نه تنها ما را در جریان ایده های خلاقانه این حوزه قرار می دهد بلکه زمینه را برای یادگیری تجربیات بیشتر و کشف راه های جدید فراهم می کند.
با بها دادن و فراهم کردن محیطی برای انعکاس فعالیت های نوآورانه و خلاقانه ما می توانیم از یکدیگر پشتیبانی و تشویق دریافت کنیم و این امر باعث افزایش اعتماد به نفس شاغلان هنرهشتم در نوآوری و به اشتراک گذاشتن ایده های جدید در زمینه های مختلف روابط عمومی می شود.
این کار ارزشمند مستلزم تسهیل ایجاد و بسط بسترهای لازم تعامل شخصی و حرفه ای شاغلان روابطعمومی است. اگر شاغلان روابط عمومی، آموزش مهارتهای کاربردی را در قالب ارایه ایده ها و الگوهای کاربردی و سایر گونه های جدید تعامل که منبعث از خلاقیت، نوآوری و تمایز است در دستور کار خود قرار ندهند جایگاه و ارزش واقعی و اعتبار حرفه ای روابط عمومی بیش از پیش از دست خواهد ر فت.
ما باید با تزریق نیروی خلاقیت و ایده پردازی در بخش های مختلف روابط عمومی بویژه در عرصه های معرفتی و ابزاری و همچنین فعالیت های روزانه، وجه تمایز کاری که انجام می دهیم را پیدا کنیم و از رویه های معمول فاصله بگیریم و اگر چنین کاری کردیم قطعا به نتیجه دلخواه که “ایجاد نقطه عطف” است نیز می رسیم. (مهدی باقریان، رییس انجمن متخصصان روابط عمومی)
ارزش آفرینی برای ذینفعان و پاسخگویی شفاف به انتظارات ایشان
در فضای کسب و کار کنونی با جهانی شدن و سهولت بیشتر در نقل و انتقال و قابلیت دسترسی و استفاده رو به رشد ارتباطات لحظه ای، باعث شده است که افراد و سازمانها در اقصی نقاط جهان، راحتتر از تصمیمات و اقدامات یکدیگر آگاه شده و از یادگیری شیوه های جدید انجام فعالیت ها و حل مشکلات بهره مند گردند.
همچنین این عوامل باعث شده تا افراد و رسانهها به آسانی و با سرعت و دقت بیشتر؛ موفقیتها، شکست ها، کجرویها، اعتبار و محبوبیت سازمانها و بنگاهها را ارزیابی و مقایسه نمایند. لذا حفظ نام و برند سازمانی بیشتر از هر زمان دیگری ارزشمند شده و به عملکرد سازمان در جنبه های گوناگون اقتصادی، انسانی، زیست محیطی و جامعه گره خورده است. همچنین ارزش آفرینی برای ذینفعان و پاسخگویی شفاف به انتظارات ایشان بیش از هر زمان دیگری احساس می شود.
چراکه سازمانها با تکیه بر امکانات موجود در جامعه به اهداف خود میرسند لذا ضروری است اقدامات سازمانها، منافع و دستاوردهایی نیز برای جامعه داشته باشد. یا به عبارت دیگر، منافع در سازمانها به گونهای طراحی شوند که مردم جامعه، بیش از هزینهای که پرداخت کردهاند از سازمانها سود ببرند و به تعبیری سازمانها علاوه بر سود آفرینی، ارزشآفرینی هم داشته باشند.
بی تردید، روابطعمومی و نقش موثر و فعال آن، پیشران این تغییر و تحولات بنیادین است تا در کنار مدیران استراتژیست و کارکنان تلاشگر، برای درونی کردن پایه های اصلی مکتب یادگیری مدیریت در تفکر و رفتار منابع انسانی سازمان (شامل تفکر سیستمی، مدلهای ذهنی، آرمان مشترک، یادگیری تیمی و قابلیتهای شخصی)، به عنوان زمینه اصلی برای تجلی قابلیتهای بالقوه نامحدود ایشان، همت خود را مصروف نماید. (مهندس شاکر خفایی رئیس روابط عمومی و امور بین الملل شرکت پالایش نفت تبریز)
تولید پیام های اثربخش با استفاده از تصویر و ارتباطات بصری
ارتباط بصری از طریق زبان های گرافیکی یا نشانه ها مدتهاست که در بین انسانها با پیشینه ها و فرهنگ های مختلف و در دهه های اخیر بین انسان و ماشین انجام شده است. در دنیای دیجیتالی امروز، اطلاعات بصری به طور معمول با استعاره های مختلفی که معمولاً در زندگی روزمره بکار می رود مورد استفاده قرار می گیرد تا درک سریع و تجزیه و تحلیل آسان را در طی فرآیند ارتباطات تسهیل کند.
ارتباطات اطلاعات بصری به طور کلی شامل تجسم اطلاعات، رابط های گرافیکی کاربر، تجزیه و تحلیل بصری و زبانهای بصری است. اطلاعات بصری به طور فزاینده ای برای تسهیل ارتباطات بین انسان و انسان از طریق اینترنت و دستگاه های تلفن همراه مورد استفاده قرار می گیرد.
تحقیقات و آمارها نشان می دهد یک فرد معمولی در هر ماه تقریبا 32 فیلم تماشا می کند و هنگامی که کسی یک ویدئو را تماشا می کند، درک خود را 74 درصد افزایش می دهد. این ها بعضی از دلایل ساده برای شروع استفاده از ویدیو و سایر ابزارهای بصری در سال های گذشته در حوزه روابط عمومی هستند. اگر روابط عمومی ها بخواهند پیام های اثربخشی تولید کنند، باید در مورد تصویر و ارتباطات بصری نیز آموزش ببینند.
تهیه و تنظیم: مهدی باقریان